BADOTEB - Base de Données des Textes Budgétaires

Nature des documents

Décrets

PRESIDENCE DE LA REPUBLIQUE

MINISTERE DU BUDGET, DES COMPTES

PUBLICS, ET DE LA FONCTION PUBLIQUE,

CHARGE DE LA REFORME DE L’ETAT

REPUBLIQUE GABONAISE

Union-Travail-Justice

DECRET n° 0405/PR/MBCPFPRE

Fixant la nomenclature des pièces justificatives

des recettes et des dépenses publiques

Le Président de la République,

Chef de l'Etat ;

Vu la Constitution ;

Vu le décret n° 0140/PR du 27 février 2012 portant nomination du Premier Ministre, Chef du Gouvernement;

Vu le décret n° 0141/PR du 28 février 2012 portant nomination des membres du Gouvernement ;

Vu la loi organique n° 31/2010 du 21 octobre 2010 relative aux lois de finances et à l'exécution du budget, ensemble les textes modificatifs subséquents ;

Vu la loi n° 4/85 du 27 juin 1985 relatives aux lois de finances, ensemble les textes modificatifs subséquents ;

Vu la loi n° 51/85 du 27 juin 1985 portant règlement général sur la comptabilité publique de l'Etat, ensemble les textes modificatifs subséquents ;

Vu le décret n° 0653 /PR/MBCPFPRE du 13 avril 2011 relatif au régime de responsabilité des ordonnateurs et des comptables publics ;

Vu le décret n° 0254/PR/MEEDD du 19 juin 2012 portant Code des Marchés Publics;

Vu le décret n° 0790/PR/MBCPFPRE du 23 novembre 2010 portant réorganisation de la Direction Générale des Services du Trésor ;

Vu le décret n° 0001563/PR du 28 décembre 1995 portant création, attributions et organisation de la Direction Générale de la Comptabilité Publique et de la Direction Générale des Services du Trésor ;

Vu le décret n° 000720/PR/MEFBP du 04 février 2004 complétant les dispositions du décret n° 0011391PR/MEFBP portant création, attributions et organisation de la Direction Générale des Impôts ;

Vu le décret n° 00152/PR/MEFBP du 03 février 2006 portant attributions et organisation de la Direction Générale des Douanes et Droits Indirectes ;

Vu le décret n° 0589/PR/MEFPRA/MEFEBP-CP du 11 juin 1997 fixant les conditions d'attribution de l'indemnité de fonction allouée pour l'exercice de certains emplois civils de l'Etat, ensemble les textes modificatifs Subséquents ;

Vu le décret n° 0692/PR/MBCPFPRE du 14 octobre 2010 portant attributions et organisation du Ministère du Budget, des Comptes Publics, de la Fonction Publique, Chargé de la Réforme de l'Etat, ensemble les textes modificatifs subséquents;

Vu le décret n° 0169/PR/MBCPFPRE du 25 avril 2012 modifiant et complétant le décret n ° 0692/PR/MBCPFPRE du 14 octobre 2010 portant attributions et organisation du Ministère du Budget, des Comptes Publics, de la Fonction Publique, Chargé de la Réforme de l'Etat;

Le Conseil d'Etat consulté ;

Le Conseil des Ministres entendu ;

DECRETE :

Article 1er : Le présent décret, pris en application des dispositions de l'article 97 de la loi n° 5/85 du 27 juin 1985 susvisée, fixe la nomenclature des pièces justificatives des opérations de recettes et de dépenses publiques.

Article 2 : Au sens du présent décret, on entend par :

pièces justificatives, l'ensemble des documents à produire à l'appui de chaque opération de recettes et de dépenses pour qu'elle soit jugée régulière ;
nomenclature des pièces justificatives, le document de référence qui établit la liste générale des pièces que l'ordonnateur doit produire au comptable public à l'appui de ses opérations de recettes et de dépenses.

Article 3 : La nomenclature des pièces justificatives fait ressortir la nature des opérations et la pièce à produire. Elle permet de disposer d'un outil de référence opposable à tous les acteurs de l'exécution et du contrôle desdites opérations.

Chapitre I- De la nomenclature des pièces justificatives des opérations de recettes

Article 4 : En matière de recettes et conformément aux textes en vigueur, les opérations effectuées par les comptables publics concernent :

les recettes budgétaires ;
les opérations de trésorerie.

Article 5 : Les pièces justificatives relatives aux recettes budgétaires et aux opérations de trésorerie sont arrêtées comme suit :

LES RECETTES BUDGÉTAIRES

NATURE DE L'OPERATION

PIECES JUSTIFICATIVES

Versements spontanés

* Bordereaux de versement ;

* Rôles de régularisation.

Avis de mise en recouvrement (A.M.R.)

* Avis de mise en recouvrement (A.M.R.).

Impôts sur rôle, majorations et pénalités

* Avis d'imposition ou encours ;

* Etat liquidatif des majorations et des pénalités.

Droits de douane au comptant

* Bulletin de liquidation douanière.

Droits de douane à crédit

Bordereau récapitulatif des liquidations douanières signé de l'ordonnateur ou de tout responsable ayant reçu délégation.

Produits divers du budget

* Ordre de recette ou de reversement du budget.

Amendes et condamnations pécuniaires

* Décision de justice ;

* Bordereaux de versement des amendes recouvrées par les agents de la Police ou de la Gendarmerie.

* Texte de loi autorisant l'emprunt ;

* Convention de financement ;

* Ordre de recette de régularisation.

Reversement de la retenue de garantie au budget de l'Etat

* Décision du Maître de l'ouvrage appuyée de rapports d'expertise.

Quote-part des frais funéraires mis à la charge de la famille du défunt

* Ordre de recette du budget.

Evacuations sanitaires, hospitalisations, frais de scolarité (Quote-part mise à la charge du fonctionnaire)

LES OPERATIONS DE TRÉSORERIE

NATURE DE L'OPERATION

PIECES JUSTIFICATIVES

Recettes recouvrées pour le compte des correspondants

Document signé par le mandataire de l'organisme.

Dépôts et consignations

1) Dépôts

a) Caution des comptables

Acte de nomination.

b) Caution des régisseurs

Arrêté portant création de la régie ;
Acte de nomination.

c) Autres types de cautions

Caution de rapatriement : document délivré par les services de l'immigration ;
Caution des huissiers de justice et des notaires : Document autorisant l'exercice de la profession et précisant le montant de la caution délivrée par le ministère de la Justice ;
Caution électorale : Ordre de recette établi par l'autorité administrative locale (Gouverneur ou Préfet) ;
Caution de mise en liberté provisoire : Décision de justice.

2) Consignations

a) Consignation de fonds

Autorisation du Trésorier Payeur Général.

b) Contentieux douane avant répartition

Correspondance émanant du Directeur Général des Douanes

3) Dons et legs

Correspondance d'une autorité gouvernementale ou de l'organisme donateur ;
Ordre de recette ;
Délibération pour les collectivités locales

Prise en charge d'un rejet de virement

* Avis de rejet émanant de la banque.

Régularisation d'effets impayés

* Encours.

Avance consentie par les pétroliers

* Demande d'avance du Ministre de l'Economie ;

* Correspondance de la société ayant consenti l'avance de trésorerie plus

échéancier de remboursement.

Prélèvement de la retenue de garantie

* Marché ;

* Décompte.

Recettes en atténuation de dépenses

* Instruction de l'ordonnateur au comptable ;

* Titre de paiement ;

* Certificat de réimputation établi par la Direction du Réseau Comptable et signé du Trésorier Payeur Général.

Remboursement de prêts à court terme

* Convention de prêt et, grille de remboursement

Mouvements de fonds et transferts entre comptables

Réception d'un approvisionnement * Bordereau d'approvisionnement
Mouvements internes de fonds

* Fiche de dépense automatisée (cas d'un approvisionnement de caisse) ;

* Bordereau de versement à la banque (cas d'un dégagement du compte caisse au profit d'un compte de disponibilités externes).

Transferts de recettes douanières

* Bulletin de liquidation douanière ;

* Avis de crédit (SWIFT ; ...etc.).

Emission des bons du Trésor, Obligations du Trésor

Compte rendu de la séance d'adjudication.

Chapitre II : De la nomenclature des pièces justificatives

des opérations de dépenses

Article 6 : En matière de dépenses; les opérations effectuées par les comptables publics concernent :

les dépenses d'investissement ;
les dépenses de fonctionnement ;
les opérations relatives au règlement de la dette ;
les opérations de trésorerie.

Article 7 : Les pièces justificatives relatives aux opérations de dépenses sont arrêtées comme suit :

Des dépenses d'investissement

En matière de dépenses d'investissement, les pièces justificatives comprennent :

NATURE

DE L’OPERATION

PIECES JUSTIFICATIVES

Règlement des dépenses

d’exécution des travaux

Ordonnance de paiement ;
Titre d'engagement ;
mire de confirmation ;
Titre de paiement.

Pour les marchés de l'Etat, des établissements publics nationaux et des sociétés d'Etat.

Les dépenses d'un montant égal ou supérieur à 35 millions de francs CFA :
- facture pro-forma ou devis ;
- facture timbrée et certifiée par l’administrateur de crédits ;
- procès-verbal de réception établi par le Maître de l’ouvrage ;

Original du marché timbré, enregistré à la Direction Générale des Impôts etsigné par le Maître de l'ouvrage, le Directeur Général du Contrôle des Ressources et des Charges publiques, le Général du Budget puis approuvé par le Directeur Général des Marchés Publics ;

Copie de la quittance des droits d'enregistrement ;
Garantie de bonne exécution lorsque celle-ci est exigée dans le marché.

Pour les marchés des collectivités locales et des établissements publics locaux.

Les dépenses d'un montant égal ou supérieur à 20 millions de FCFA :

Original du marché timbré, enregistré auprès des services des impôts et signé par le Maître de l'ouvrage, le Contrôleur budgétaire, le Directeur Général du Budget et par les services des Marchés Publics ;
Copie de la quittance des droits d'enregistrement ;
Garantie de bonne exécution lorsque celle-ci est exigée dans le marché.

Doivent obligatoirement être joints au dossier de dépense :

Marché dont l'exécution n'a pas débuté (nouveau marché) et pour lequel le titulaire du marché sollicite une avance de démarrage (20% du montant du marché) :

Garantie bancaire d'un montant équivalent à l'avance sollicitée;
Copie de la notification du marché ;
Facture d'avance ou décompte provisoire ;
Certificat pour paiement d'acompte (CPA) signé par l'administrateur de crédits pour le compte de l'ordonnateur.

Marché en cours d'exécution ouvrant droit à des paiements partiels ou acomptes :

Décompte provisoire ;
Certificat pour paiement d'acompte (CPA) signé par l'administrateur de crédits pour le compte de l'ordonnateur.

Marché entièrement exécuté conformément aux dispositions contractuelles :

Décompte général et définitif ;
Certificat pour paiement d'acompte (CPA) signé par l'administrateur de crédits pour le compte de l'ordonnateur ;
Procès-verbal de réception provisoire établi par le maître de l’ouvrage.

Règlement des dépenses

de fournitures

Ordonnance de paiement ;
Titre d'engagement ;
Titre de confirmation ;
Titre de paiement.

Les dépenses d'un montant égal ou supérieur à 20 millions de FCFA :

facture proforma visée par l'administrateur de crédits avec la mention « bon pour engagement » ;
facture timbrée et certifiée par l'administrateur de crédits ;
procès verbal de réception établi par le Malle de l'ouvrage.
original du marché timbré, enregistré à la Direction Générale des Impôts et signé par le Maître de l'ouvrage, le Directeur Général du Contrôle des Ressources et des Charges publiques, le Directeur Général du Budget puis approuvé par le Directeur Général des Marchés Publics ;
Copie de la quittance de droits d'enregistrement ;
Garantie de bonne exécution lorsque celle-ci est exigée dans le marché.

Pour les marchés des collectivités locales et des établissements publics locaux.

Les dépenses d'un montant égal ou supérieur à 10 millions de FCFA :

Original du marché timbré, enregistré auprès des services des Impôts et signé par le Maître de l'ouvrage, le Contrôleur budgétaire, le Directeur Général du Budget et par les services des Marchés Publics ;
Copie de la quittance de droits d'enregistrement ;
Garantie de bonne exécution lorsque celle-ci est exigée dans le marché.

Doivent obligatoirement être joints au dossier de dépense :

Marché dont l'exécution n'a pas débuté (nouveau marché) et pour lequel le I titulaire du marché sollicite une avance de démarrage (30% du montant du marché) :

Garantie bancaire d'un montant équivalent à l'avarice sollicitée ;
Copie de la notification du marché ;
Facture d'avance ou décompte provisoire.

Marché en cours d'exécution ouvrant droit à des paiements partiels ou acomptes :

Procès verbal de réception partielle ;
Facture ;
Décompte provisoire ;
Certificat pour paiement d'acompte signé par l'administrateur de crédits pour le compte de l'ordonnateur.

Marché entièrement exécuté conformément aux dispositions contractuelles :

Décompte général et définitif ;
Facture définitive ;
Certificat pour paiement d'acompte signé par l'administrateur de crédits pour le compte de l'ordonnateur ;
Procès verbal de réception définitive prononcée par la commission de recette.

Règlement des dépenses d'exécution de biens et services, de prestations intellectuelles et d'études

Ordonnance de paiement ;
Titre d'engagement ;
Titre de confirmation ;
Titre de paiement.

Pour les marchés de 1'Etat, des établissements publics nationaux et des sociétés d'Etat.

Les dépenses d'un montant égal ou supérieur à 15 millions de FCFA :

Cahier de charges s'il y a lieu ;
facture pro forma ou devis visé par l'administrateur de crédits avec la mention « bon pour engagement » ;
facture timbrée et certifiée par l'administrateur de crédits ;
procès verbal de réception établi par le maître de l'ouvrage ;
Original du marché timbré, enregistré à la Direction Générale des Impôts et signé par le Maître de l'ouvrage, le Directeur Général du Contrôle des Ressources et des Charges publiques, le Directeur Général du Budget puis approuvé par le Directeur Général des Marchés Publics ;
Copie de la quittance de droits d'enregistrement ;
Garantie de bonne exécution lorsque celle-ci est exigée dans le marché.

Pour les marchés des collectivités locales et des établissements publics locaux.

Les dépenses d'un montant égal ou supérieur à 5 millions de FCFA :

Original du marché timbré, enregistré auprès des services des impôts et signé par le Maître de l'ouvrage, le Contrôleur budgétaire, le Directeur Général du Budget et par les services des Marchés Publics;
Copie de la quittance de droits d'enregistrement ;
Garantie de bonne exécution lorsque celle-ci est exigée dans le marché.

Doivent obligatoirement être joints au dossier de dépense :

Marché dont l'exécution n'a pas débuté (nouveau marché) et pour lequel le titulaire du marché sollicite une avance de démarrage (20% du montant du marché) :

Garantie bancaire d'un montant équivalent à l'avance sollicitée ;
Copie de la notification du marché ;
Facture d'avance ou décompte provisoire.

Marché en cours d'exécution ouvrant droit à des paiements partiels ou acomptes :

Facture correspondante établie suivant les dispositions du marché ;
Décompte provisoire ;
Certificat pour paiement d'acompte signé par l'administrateur de crédits pour le compte de l'ordonnateur.

Marché entièrement exécuté conformément aux dispositions contractuelles :

Décompte général et définitif ;
Facture définitive ;
Certificat pour paiement d'acompte (CPA) signé par l’administrateur de crédits pour le compte de l’ordonnateur.

Règlement des

dépenses de

subvention

Ordonnance de paiement ;
Titre d'engagement-liquidation ;
Titre de paiement ;

Règlement salaires main d’œuvre non permanente et cotisations CNSS

Ordonnance de paiement ;
Titre d'engagement-liquidation ;
Titre de paiement ;
Etat de salaires ;
Relevé nominatif des salaires (cotisations CNSS).

II - Des dépenses de fonctionnement

Les pièces justificatives en matière de dépenses de fonctionnement se déclinent comme suit :

NATUREDE L’OPERATION

PIECES JUSTIFICATIVES

Locations

Ordonnance de paiement ;
Titre d'engagement-liquidation ;
Titre de paiement ou bon de commandé pour les crédits délégués ;
Contrat de bail ou la convention ;
* Facture administrative certifiée par l'administrateur de crédits et timbrée (pour les baux militaires) ;
Etat récapitulatif des noms des bénéficiaires des virements à effectuer (pour les loyers d'Ambassade) signé du Ministre.

Entretiens et fournitures

Entretien et réparation matériel roulant et autre matériel de transport

Entretien et réparation biens meubles et immeubles

Entretien et réparation équipements

Autres entretien et réparation

Fournitures administratives

Fournitures spécifiques

Alimentation, boissons

Pour les marchés de l'Etat, des établissements publics nationaux et des sociétés d'Etat.

Pour les dépenses inférieures â 15 millions de Fcfa

Ordonnance de paiement ;
Titre d'engagement-liquidation ;
Titre de paiement ou-bon de commande pour les crédits délégués ;
Facture certifiée par l'administrateur de crédits et timbrée ;
Bon de livraison ;
Attestation d'affectation du véhicule au fonctionnaire.

Pour les dépenses égales ou supérieures à. 15 millions de Fcfa

Ordonnance de paiement ;
Titre d'engagement ;
Titre de confirmation ;
Titre de paiement ou bon de commande pour les crédits délégués ;
Facture certifiée par l'administrateur de crédits et timbrée ;
Facture pro forma ou dévis ;
Décompte provisoire ou définitif ;
Etat d'exécution physique et financier du marché ;
Attachement ;
Certificat pour paiement d'acompte ;
Exemplaire du marché ;
Bon de livraison.

Pour les marchés des collectivités locales et des établissements publics locaux.

Pour es dépenses inférieures à S millions de Fcfa

Mandat de paiement ;

Titre d'engagement-liquidation ;
Titre de paiement ou bon de commande pour les crédits délégués ;
Facture certifiée par l'administrateur de crédits et timbrée ;
Bon de livraison ; -
Attestation d'affectation du véhicule au fonctionnaire.

Pour les dépenses supérieures ou égales à 5 millions de Fcfa

Ordonnance de paiement ;
Titre d'engagement ;
Titre de confirmation ;
Titre de paiement ou bon de commande pour les crédits délégués ;
Facture certifiée par l'administrateur de crédits et timbrée ;
Facture pro forma ou devis ;
Décompte provisoire ou définitif;
Etat d'exécution physique et financier du marché ;
Attachement ;
Certificat pour paiement d'acompte ;
Exemplaire du marché ;
Bon de livraison.

Pour les marchés de l'Etat, des établissements publics nationaux et des sociétés d'Etat.

Pour les dépenses inférieures à 20 millions de Fcfa

Ordonnance de paiement ;
Titre d'engagement-liquidation ;
Titre de paiement ou bon de commande pour les crédits délégués ;
Facture certifiée par l'administrateur de crédits et timbrée ;
Bon de livraison ;
Attestation d'affectation du véhicule au fonctionnaire.

Pour les dépenses égales ou supérieures à 20 millions de Fcfa

Ordonnance de paiement ;
Titre d'engagement ;
confirmation ;
Titre de paiement ou bon de commande pour les crédits délégués ;
Facture certifiée par l'administrateur de crédits et timbrée ;
Facture pro forma ou devis ;
Décompte provisoire ou définitif ;
Etat d'exécution physique et financier du marché ;
Attachement ;
Certificat pour paiement d'acompte ;
Exemplaire du marché ;
Bon de livraison.

Pour les marchés des collectivités locales et des établissements publics locaux.

Pour les dépenses inférieures à-10 millions de Fcfa

Ordonnance de paiement ;
Titre d'engagement-liquidation ;
Titre de paiement ou bon de commande pour les crédits délégués ;
Facture certifiée par l'administrateur de crédits et timbrée ;
Bon de livraison ;
Attestation d'affectation du véhicule au fonctionnaire.

Pour les dépenses supérieures ou égaies à 10 millions de Fcfa

Ordonnance de paiement ;
Titre d'engagement ;
Titre de confirmation ;
Titre de paiement ou bon de commande pour les crédits délégués ;
Facture certifiée par l'administrateur de crédits et timbrée ;
Facture pro forma ou devis ;
Décompte provisoire ou définitif ;
Etat d'exécution physique et financier du marché ;
Attachement ;
Certificat pour paiement d'acompte ;
Exemplaire du marché ;
Bon de livraison.

Services publics (Eau, électricité, téléphone, transmission satellite, frais et location service Internet...)

Ordonnance de paiement ;
Titre d'engagement-liquidation ;
Titre de paiement ou bon de commande pour les crédits délégués ;
Facture certifiée par l'administrateur de crédits et timbrée ;
Contrat d'abonnement ;
Texte justifiant la gratuité de l'eau,. l'électricité ou le téléphone pour les ayants droit ;
Attestation de logement d'astreinte.

Production communication de l'information

Ordonnance de paiement ;
Titre d'engagement-liquidation ;
Titre de paiement ou bon de commande pour les crédits délégués ;
Facture certifiée par l'administrateur de crédits et timbrée ;
Contrat d'abonnement (abonnement agence de presse).

Réception et accueil

Ordonnance de paiement ;
Titre d'engagement-liquidation ;
Titre de paiement ou bon de commande pour les crédits délégués ;
Facture certifiée par l'administrateur de crédits et timbrée ;
Bon d'hébergement (en cas d'hébergement) ;
Acte générateur de dépense.

Evacuation sanitaire

Frais d'hospitalisation

Ordonnance de paiement ;
Titre d'engagement-liquidation ;
Titre de paiement ou bon de commande pour les crédits délégués ;
Décision portant évacuation sanitaire ;
Facture timbrée ;
Attestation de prise en charge du Ministère de la Santé ;
Echéancier de remboursement ou quittance de reversement du montant mis à la charge du malade ;
Bulletin solde ou carte retraité ou carte indigent.

Ordonnance de paiement ;
Titre d'engagement-liquidation ;
Titre de paiement ou bon de commande pour les crédits délégués ;
* Facture certifiée et timbrée ;
Echéancier de remboursement ou quittance de reversement du montant mis à la charge du malade ;
BST ;
Décision d'évacuation sanitaire ;
Bulletin solde ou carte retraité ou carte indigent ;
Ordre d'affrètement (le cas échéant).

Frais d'hospitalisation

Ordonnance de paiement ;
Titre d'engagement-liquidation ;
Titre de paiement ou bon de commande pour les crédits délégués ;
Facture timbrée de la structure hospitalière chargée des soins ;
Echéancier de remboursement ou quittance de reversement du montant mis à la charge du malade ;
Prise en charge du centre hospitalier public ;
Bulletin solde ou carte retraité ou carte indigent.

Remboursements frais médicaux Diplomates et autres

Ordonnance de paiement ;
Titre d'engagement-liquidation ;
Titre de paiement ;
Factures certifiées par le Ministère des Affaires Etrangères ou autres.

Règlement des frais funéraires

Ordonnance de paiement ;
Titre d'engagement-liquidation ;
Titre de paiement ;
Prise en charge ;
Acte de décès ;
Bulletin de solde ou carte retraite ou carte indigent ;
Décision de transfert du corps (si transfert).

Transports et Déplacements

Frais de mission

Avance sur frais de mission (80%)

Ordonnance de paiement ;
Titre d'engagement-liquidation ;
Titre de paiement ;
Décompte des droits ;
Copie ordre de mission ;
Demande d'avance sur frais de mission.

Reliquat frais de mission

Ordonnance de paiement ;
Titre d'engagement-liquidation ;
Titre de paiement ;
Décompte des droits ;
Original ordre de mission dument visé par les autorités compétentes.

Frais de déplacement (misions)

Ordonnance de paiement ;
Titre d'engagement-liquidation ;
Titre de paiement ;
Facture certifiée et timbrée ;
Copie ordre de mission.

Transports scolaires et universitaires

Etudes, vacances, fin de formation et stages

Ordonnance de paiement ;
Titre d'engagement-liquidation ;
Titre de paiement ;
Facture certifiée et timbrée ;
BST ;
Attestation de bourse, attestation de scolarité ou de mise en stage.

Ordonnance de paiement ;
Titre d'engagement-liquidation ;
Titre de paiement ;
Facture certifiée et timbrée ;

Déplacement des fonctionnaires

Ordonnance de paiement ;
Titre d'engagement-liquidation ;
Titre de paiement ;
Facture certifiée et timbrée ;
BST ;
Décision d'affectation ou de mutation ;
Décision de mise à la retraite.

Déplacements des contractuels expatriés et des coopérants.

Déplacements au Gabon

Ordonnance de paiement ;
Titre d'engagement-liquidation ;
Titre de paiement ;
Facture certifiée et timbrée ;
BST ;
Lettre d'engagement ou décision d'affectation.

Déplacements hors du Gabon

1er cas : recrutement

Ordonnance de paiement ;
Titre d'engagement-liquidation ; Titre de paiement ;
Facture certifiée et timbrée ;
BST ;
Lettre d'engagement.

2e cas : congés

Ordonnance de paiement ;
Titre d'engagement-liquidation ;
Titre de paiement ;
Facture certifiée et timbrée ;
BST ;
Arrêté de mise en congé ;
Texte de recrutement ;
Acte de mariage le cas échéant ;
Actes de naissance et certificat de scolarité pour enfants à charge.

3e cas : Résiliation de contrat

Ordonnance de paiement ;
Titre d'engagement-liquidation ;
Titre de paiement ;
Facture certifiée et timbrée ;
BST ;
Arrêté portant résiliation de contrat ;
Texte de recrutement ;
Attestation de cessation de service ;
Certificat de cessation de paiement.

Ordonnance de paiement ;
Titre d'engagement-liquidation ;
Titre de paiement ;
Facture certifiée et timbrée ;
Ordre d'affrètement.

Transport de biens et matériels

Service de poste et courrier accéléré

Ordonnance de paiement ;
Titre d'engagement-liquidation ;
Titre de paiement ou bon de commande pour les crédits délégués ;
Facture certifiée et timbrée ;
Contrat d'abonnement.

Autres transports

Ordonnance de paiement ;
Titre d'engagement-liquidation ;
Titre de paiement ou bon de commande pour les crédits délégués ;
Facture certifiée et timbrée ;
BST ;
Lettre de transport aérien (transport aérien) ;
Connaissement maritime (fret maritime) ;
Déclaration en douanes (frais de transit et dédouanement).

Services professionnels et Gardiennage

Pour les marchés de l'Etat, des établissements publics nationaux et des sociétés d'Etat.

Pour les dépensés inférieures à 15 millions de Fcfa

Ordonnance de paiement ;
Titre d'engagement-liquidation ;
Titre de paiement ou bon de commande pour les crédits délégués ;
Lettre de commande (services professionnels) ;
Facture certifiée par l'administrateur de crédits et timbrée ;
Bon de livraison ou bon d'intervention.

Pour les dépenses égales ou supérieures à 15 millions de Fcfa

Ordonnance de paiement ;
Titre d’engagement ;
Titre de confirmation ;
Titre de paiement ou bon de commande pour les crédits délégués ;
Lettre de commande (services professionnels) ;
Convention ou marché ;
Facture pro forma ou devis ;
Décompte provisoire ou définitif ;
Etat d'exécution physique et financier du marché ;
Attachement ;
Certificat pour paiement d'acompte ;
Exemplaire du marché.

Pour les marchés des collectivités locales et des établissements publics locaux.

Pour les dépenses inférieures à 5 millions de Fcfa

Ordonnance de paiement ;
Titre d'engagement-liquidation ;
Titre de paiement ou bon de commande pour les crédits délégués ;
Lettre de commande (services professionnels) ;
Facture certifiée par l'administrateur de crédits et timbrée ;
Bon de livraison ou bon d'intervention.

Pour les dépenses égales ou supérieures à 5 millions de Fcfa

Ordonnance de paiement ;
'litre d'engagement ;
Titre de confirmation ;
Titre de paiement ou bon de commande pour les crédits délégués ;
Lettre de commande (services professionnels)
Convention ou marché ;
Facture pro forma ou devis ;
Décompte provisoire ou définitif ;
Etat d'exécution physique et financier du marché ;
Attachement ;
Certificat pour paiement d'acompte ;
Exemplaire de marché.

Assurances et indemnisations

Ordonnance de paiement ;
Titre d'engagement-liquidation ;
Titre de paiement ou bon de commande pour les crédits délégués ;
Contrat d'assurance et copie du marché si le montant de la dépense est égal ou supérieur à 15 millions de Fcfa (pour l'Etat) ou à 5 millions de Fcfa (pour les collectivités et les établissements publics locaux);
Facture certifiée par l'administrateur de crédits et timbrée ;
Rapport d’expertise sur la valeur du bien.

Indemnisation résultant d'un préjudice causé à un tiers

Au profit de la victime

Ordonnance de paiement ;
Titre d'engagement-liquidation ;
Titre de paiement ou bon de commande pour les crédits délégués ;
Acte de désistement légalisé par le Maire ;
Décision du Ministre responsable ;
Rapport d'expertise ;
Décision du tribunal.

Au profit des ayants-droit

En plus des documents énumérés ci-dessus :

Acte de décès de la victime ;
Acte de naissance des ayants droit (s'il y a lieu) ;
Acte de mariage (s'il y a lieu) ;
Jugement d'hérédité.

Cas particulier des véhicules

Ordonnance de paiement ;
Titre d'engagement-liquidation ;
Titre de paiement ou bon de commande pour les crédits délégués ;
Acte de désistement légalisé par le Maire ;
Facture certifiée par l'administrateur de crédits et timbrée ;
Constat d'accident ;
Copie carte grise du véhicule du tiers.

Expropriation pour cause d'utilité publique

Ordonnance de paiement ;
Titre d'engagement-liquidation ;
Titre de paiement ou bon de commande pour les crédits

Dans l'hypothèse d'un accord amiable

Décision administrative déclarant l'utilité publique ;
Arrêté de cessibilité indiquant la liste des parcelles ou des droits réels immobiliers à exproprier si cette liste ne résulte pas de la déclaration d'utilité publique ;
Acte matérialisant l'offre de l'expropriant et l'acceptation du ou des expropriés.

Dans l'hypothèse d'un contentieux

Ordonnance du Tribunal de Grande Instance qui transfert la propriété et fixe le montant de l'indemnité.

Cas des déguerpissements

Ordonnance de paiement ;
Titre d'engagement-liquidation ;
Titre de paiement ou bon de commande pour les crédits délégués ;
PV de recensement et d'évaluation du cadre bâti ou des cultures.

Bourses, accessoires et indemnités de stage

Ordonnance de paiement ;
Titre d'engagement-liquidation ;
Titre de paiement ;
Etat de bourses ou accessoires ou autres validé par le Directeur Général. des Bourses et Stages et certifié par le responsable de l'établissement et l'Intendant pour l'enseignement secondaire ;
Attestation de mise en stage ;
Etat des sommes dues (indemnités de stage) ;
Facture (frais de scolarité).

Autres formations (séminaires et colloques jeux scolaires et universitaires...)

Ordonnance de paiement ;
Titre d'engagement-liquidation ;
Titre de paiement ou bon de commande pour les crédits délégués ;
Facture certifiée par administrateur de crédits et timbrée ;
Acte générateur de la dépense.

Autres allocations et indemnités

Ordonnance de paiement ;
Titre d'engagement-liquidation ;
Titre de paiement ou bon de commande pour les crédits délégués ;
Etat des sommes dues ;
Acte générateur de la dépense.

Cotisations internationales

Ordonnance de paiement ;
Titre d'engagement-liquidation ;
Titre de paiement ;
Délibération fixant le montant de la contribution.

Mobilisation d’une régie d’avance

Ordonnance de paiement ;
Titre d'engagement-liquidation ;
Titre de paiement ou bon de commande pour les crédits délégués ;
Arrêté instituant la régie ;
Caution (s'il y'a lieu);
Plan d’utilisation des crédits ;
Quitus de la précédente régie ;
Demande du Ministre intéressé.

Justifications des

régies d'avance

Copie Ordonnance de paiement ;
Copie Arrêté portant création de la régie ;
Bordereau des pièces jointes ;
Plan d'utilisation des crédits ;
Factures certifiées par le régisseur et états de salaires ou de perdiems
émargés des bénéficiaires ;
Quittance de reversement et/ou titre de reversement ;
Quitus délivré par le Comptable assignataire.

Solde permanente

Documents généraux

Bordereaux de Règlement numéraires ;

Bordereaux d'ordonnancement ;
Bordereaux de Règlement Bancaires ;
Bordereaux de Règlement CCP ;
Ordonnances de paiement;
Bordereaux de Règlement des Billeteurs ;
Bons de Caisse (pour les paiements en numéraire) ;
Titres de paiement (pour les paiements par virement) ;
Bordereaux récapitulatifs des retenues ;
Etats récapitulatifs des règlements ;
Etat récapitulatif de la solde.

Solde occasionnelle

Documents spécifiques relatifs à la modification de la situation du fonctionnaire

Arrêté d'intégration ou d'engagement ;
Attestation de prise de service délivrée par .l'administration employeur; * Etat des sommes dues ;
Attestation de non transport délivrée par le Ministère employeur ;
Attestation de non logement délivrée par la Direction du Patrimoine Administratif et des Charges Communes (DPACC1 Attestation de non perception ou de perception de pré-salaire ou attestation de cessation de paiement pour les agents de la Santé et de l'Education Nationale (primaire) ou de la Jeunesse et Sports délivrée par la Direction Centrale du Personnel des Ministères concernés ;
Premier bulletin de solde.

Rectificatif à l'intégration

Etat des sommes dues ;
Arrêté d'intégration ou d'engagement ;
Arrêté rectificatif d'intégration ;
Attestation de prise de service délivrée par l'administration employeur ;
Dernier bulletin de solde de l'ancienne situation ;
Premier bulletin de solde de la nouvelle situation.

Titularisation / Avancement

Etat des sommes dues ;
Texte portant avancement ;
Premier bulletin de solde de la nouvelle situation.

Prime de change

Attestation de mise en stage hors zone FCFA signée du Directeur Général de la Fonction Publique ou Décret de nomination s'agissant des diplomates et des autres fonctionnaires ;
Attestation de cessation de service délivrée par l'administration employeur ;
Premier bulletin de solde de la nouvelle situation.

Solde à l'air

Décision émanant de l'Etat Major donnant droit au bénéfice du droit à la solde à;
Etat des sommes dues ;
Premier bulletin de solde de la nouvelle situation.

Indemnité de Logement

Attestation de prise de service délivrée par l'administration employeur ;
Etat des sommes dues ;
Attestation de non logement délivrée par le Ministère chargé du Budget pour les civils ou par le corps d'armée pour les militaires ;
Dernier bulletin de solde de l'ancienne situation ;
Premier bulletin de solde de la nouvelle situation.

Indemnité de fonction

Décret de nomination ;
Etat des sommes dues ;
Attestation de prise de fonction délivrée par l'administration employeur.

Indemnité de Transport

Décret de nomination ;
Attestation de prise de service ;
Attestation de non transport signée par l'administration employeur ;
Etat des sommes dues ;
Attestation de non transport délivrée par la DPACC ;
Dernier bulletin de solde de l'ancienne situation ;
Premier bulletin de solde de la nouvelle situation.

Indemnité de logement des coopérants

Arrêté portant engagement ou renouvellement de contrat signé du Ministre chargé de la Fonction Publique ;
Attestation de prise ou de reprise de service délivrée par l'employeur ;
Attestation de non logement délivrée par le Ministère chargé du Budget.

Indemnité de logement des contractuels expatriés

Contrat signé du Ministre chargé de la Fonction Publique ;
Attestation de scolarité pour les enfants scolarisables ;
Fiche familiale ;
Acte de naissance pour les nouveaux nés ;
Attestation de non logement délivrée par le Ministère chargé du Budget ;
Bulletins de solde (ancienne et nouvelle situation) ;
Acte de mariage, le cas échéant.

Reprise en solde - suite à une suspension de solde

Etat de sommes dues ;
Décision de suspension de solde + décision de rétablissement de la solde signée du Secrétaire Général du Ministère concerné ;
Dernier bulletin de solde à l'ancienne situation ;
Bulletins de la période de suspension ;
Premier bulletin de solde de la nouvelle situation.

- suite à une mise à la retraite à tort

Décision de mise à la retraite ;
Texte portant annulation de la décision de mise à la retraite ;
Dernier bulletin de solde de l'ancienne situation ;
Attestation de perception ou de non perception de la pension ;
Attestation de reprise de service.

Les éléments annexes à la solde
Indemnités pour services rendus

Arrêté du Ministre chargé de la Fonction Publique portant engagement ; Arrêté du Ministre chargé de la Fonction Publique portant résiliation de contrat ;
Attestation de cessation de service ;
Certificat de cessation de paiement et de non débet délivré par la Direction clé la Solde ;
Etat détaillé de la solde des 12 derniers mois ;
Copie de la quittance dans l'hypothèse d'un remboursement des salaires versés à tort ;
Dernier bulletin de solde.

Les capitaux décès

Certificat de cessation de paiement et de non débet délivré par la Direction de la Solde ;
Acte de décès ;
Acte de mariage, le cas échéant ;
Acte de naissance des enfants, le cas échéant ;
Certificat de vie et d'entretien ;
Copie de la quittance de recouvrement des salaires versés à tort, le cas échéant.

Allocations aux établissements d'enseignements confessionnels et Laïcs

Ordonnance de paiement ;
Titre d'engagement-liquidation ;
Titre de paiement ;
Décision signée du ministre responsable ;
Relevé d'identité bancaire (RIB) de chaque bénéficiaire ;
Liste nominative des établissements bénéficiaires.

Aides et secours, prestations sociales

Paiement en numéraire

Ordonnance de paiement ;
Titre d'engagement-liquidation ;
Titre de paiement ou bon de commande pour les crédits délégués ;
Etat des sommes dues ;
Décision de mise à disposition de la subvention.

Paiement aux fournisseurs

Ordonnance de paiement ;
Titre d'engagement-liquidation
Titre de paiement ou bon de commande pour les crédits délégués ;
Facture certifiée et timbrée ;
Facture certifiée par l'administrateur de crédits et timbrée ;
Acte générateur de la dépense.

Subventions de fonctionnement

Ordonnance de paiement ;
Titre d'engagement-liquidation ;
Titre de paiement ou bon de commande pour les crédits délégués ;
Décision accordant ou mettant à disposition la subvention.

Intérêts payés sur les comptes des correspondants et sur les cautions des comptables

Ordonnance de paiement ;
Titre d'engagement ;
Titre de paiement.

Main d'œuvre non permanente

Premier paiement (recrutement)

Pour les travailleurs nationaux :

Acte d'engagement (Décision ministérielle lettre d'engagement émanant de l'Administrateur de crédits ou équivalent) ;
Attestation d'immatriculation à la CNSS.

Pour les travailleurs étrangers :

Autorisation préalable d'emploi délivrée par le ministre du Travail (valable 2 ans au plus mais renouvelable) ;
Contrat de travail ;
Attestation d'immatriculation à la CNSS.

Indemnisation des congés

Le congé annuel (Uniquement pour la MONP du secteur éducation) :

Lettre de congé émanant de l'Administrateur de crédits (comportant l'identité de l'agent et la période de congé, ...etc.) ;
Etat nominatif des bénéficiaires.

3) Indemnisation de la perte d'emploi (Résiliation du contrat de travail)

Licenciement (indemnité de licenciement, indemnité compensatrice de congés et indemnité compensatrice de préavis) :

Décision écrite avec motif de licenciement ;
Justification de la durée de l'emploi (contrat d'engagement ou note de prise de service le cas échéant) ;
Copie du ou des bulletins de salaire de la période de référence de liquidation des droits ;
Décompte des droits.

Démission (Indemnité de services rendus et indemnité compensatrice de congés) :

Lettre de démission motivée, approuvée par l'administrateur de crédits;
Justification de la durée de l'emploi (contrat d'engagement ou note de prise de service le cas échéant) ;
Copie du ou des bulletins de salaire de la période de référence de liquidation des droits ;
Décompte des droits ;
Certificat médical délivré par le médecin de la CNSS (En cas de démission pour raison médicale).

Décès (capital décès, indemnité de services rendus et indemnité compensatrice de congés) :

Acte de décès ;
Justification de la durée de l'emploi (contrat ou note de prise de service le cas échéant) ;
Copie du ou des bulletins de salaire de la période de référence de liquidation des droits ;
Décompte des droits ;
Jugement d'hérédité.

Départ à la retraite (Indemnité de services rendus, indemnité compensatrice de congés payés non pris et indemnité de préavis)

Lettre de mise à la retraite émanant de l'administrateur de crédits;
Une justification de la durée de l'emploi (contrat d'engagement ou note de prise de service le cas échéant) ;
Copie du ou des bulletins de salaire de la période de référence de liquidation des droits ;
Décompte des droits.

DES OPERATIONS RELATIVES AU REGLEMENT DE LA DETTE PUBLIQUE

Les opérations relatives au règlement de la dette publique s'appuient sur les pièces justificatives suivantes :

NATURE

DE L’OPERATION

PIECES JUSTIFICATIVES

Avance consenti au titre de la dette

Dette suivie par la Direction Générale de la Dette

Mandat de trésorerie ;
Mandat de paiement émis par la Direction Générale de la Dette ;
Loi autorisant l'emprunt ;
Convention et Avenants éventuels ;
Echéancier de remboursement ;
Avis d'échéance.

Dette Trésor (intérêts, commissions, frais et agios)

Mandat de trésorerie ;
Copie du relevé bancaire.

Régularisation des avances consenties au titre de la dette

Ordonnance de régularisation.

Des opérations de trésorerie

Les pièces justificatives des opérations relatives au règlement de la dette publique sont réparties comme suit :

NATURE

DE L’OPERATION

PIECES JUSTIFICATIVES

Remboursement des retenues de pension

Ordre de paiement ;
Relevé de retenues effectuées ou état de décomptes ;
Dossier complet avec pièces exigibles.

Avances consenties au retraité en attente du premier règlement

Mandat de trésorerie ;
Demande manuscrite ;
Arrêté portant mise à la retraite ;
Certificat de cessation de paiement et de non débet.

Allocations Provisoires d'attente

Titre de paiement ;
Bordereau récapitulatif.

Pension définitive

Titre de paiement ;
Arrêté du Ministre en charge du Budget portant concession de la pension (pour le passage de la situation provisoire à la définitive) ;
Le Bordereau récapitulatif.

Remboursement

des dégrèvements impôts/douane/TVA

Titre de remboursement ;
Situation fiscale ;

Remboursement des indus et excédents de versement

Mandat de trésorerie ;
Demande manuscrite ;
Quittance de versement ou déclaration de recette ;
Liste des encours.

Prise en charge d'un rejet d'effets impayés

Etat de rejet émanant de la banque.

Régularisation d'un rejet de virement

Quittance de prise en charge du rejet.

Achat véhicule à titre remboursable

Ordre de paiement du Directeur Général du Budget ;
Correspondance du Directeur Général du Budget ;
Facture définitive certifiée, timbrée ;
Dernier bulletin de Solde ;
Demande adressée au Directeur Général du Budget ;

Remboursement des retenues sur véhicule à titre remboursable

Ordre de paiement du Directeur Général du Budget ;
Demande manuscrite de désistement et/ou de remboursement ;
Echéancier de paiement.

Avance sur solde/ sur rappel

Ordre de paiement émanant du Directeur Général du Budget ;
Demande manuscrite adressée au Directeur Général du Budget plus justification de la situation ayant motivé la demande (certificat médical, ordonnances médicales...) ;
Bulletin de solde ;
Etat des sommes dues.

Opposition Trésor

Titre de paiement ;
Soit une ordonnance du tribunal ;
Soit un acte notarié de cession de créance ;
Soit un nantissement des baux et des marchés administratifs ; Soit un avis à tiers détenteur.

Reversement des sommes retenues au profit des tiers

Titre de paiement ;
Soit une ordonnance du tribunal ;
Soit un acte notarié de cession de créance ;
Soit un nantissement des baux et des marchés administratifs ;
Soit un avis à tiers détenteur.

Précomptes d'impôts

Etat de développement de solde.

Retenues sur solde

Bordereau récapitulatif des retenues ;
Mandat de trésorerie.

Opérations passées sur les comptes des correspondants et comptes spéciaux du Trésor

Comptes de correspondants statutaires

Demande décaissement émanant de l'autorité habilitée.

Comptes spéciaux du Trésor

Demande décaissement émanant de l'autorité habilitée.

Comptes des administrations

Tous les justificatifs exigés en matière de dépenses budgétaires doivent être requis.

Remboursement avances BEAC et bons

d'équipement ; agios

Mandat de trésorerie ;
Copie du relevé bancaire ;
Etat détaillé de l'opération.

Remboursement des fonds consignés

Mandat de trésorerie ;
Quittance originale de versement ou duplicata le cas échéant.

Remboursement de caution

Caution de rapatriement

Mandat de trésorerie ;
Main-levée délivrée par les services de l'Immigration ;
Quittance originale ou duplicata le cas échéant, déclaration de recette ;
Demande de remboursement.

Caution des comptables

Mandat de trésorerie ;
Quitus de la Cour des Comptes.

Caution électorale

Mandat de trésorerie ;
Main-levée du Ministère de l'Intérieur ;
Quittance originale de versement ou duplicata le cas échéant ;
Demande de remboursement.

Mise en liberté provisoire

Mandat de trésorerie ;
Ordonnance de mise en-liberté ;
Quittance originale de versement ou duplicata le cas échéant.

Caution des Huissiers et Notaires

Mandat de trésorerie ;
Main-levée délivrée par le Ministre de la Justice ;
Quittance originale de versement ou duplicata le cas échéant.

Remboursement retenue de garantie

Mandat de trésorerie ;
Main-levée de la personne responsable du marché ;
Procès-verbal de réception définitive.

Reversement au budget de la

retenue de garantie

Décision du responsable du marché.

Remboursement d'emprunts à court terme

Titres d'emprunt ou titres d'engagement appuyés de tous les documents attestant la validité des droits du créancier.

Mouvements de fonds et transferts entre comptables

Approvisionnement d'un poste comptable

Demande d'approvisionnement.

Mouvements internes de fonds

Copie du chèque (cas d'un approvisionnement du compte caisse à partir du compte de disponibilités externes) ;
Bordereau de versement à la banque (cas d'un dégagement du compte caisse au profit d'un compte de disponibilités externes).

Transferts de recettes

Déclaration de recette.

Article 8 : Les pièces justificatives nécessaires en matière de situation de disponibilités, aussi bien internes qu’externes, sont les suivantes :

Situation des disponibilités

internes (numéraire)

Procès-verbaux de vérifications de fin d'année ;
Historique du compte (ces deux documents sont transmis annuellement à la Direction du Compte de Gestion).

Situation des disponibilités externes (bancaire et CCP)

Historique du compte ;
Etat de rapprochement bancaire plus le dernier relevé (ces deux documents sont transmis annuellement .à la Direction du Compte de Gestion).

Chapitre III : Des dispositions diverses et finales

Article 9 : Des textes réglementaires déterminent, en tant que de besoin, les dispositions de toute nature nécessaires à l'application du présent décret.

Article 10 : Le présent décret qui abroge toutes dispositions antérieures contraires, sera enregistré, publié selon la procédure d'urgence et communiqué partout où besoin sera.

Fait à Libreville, le 26 Septembre 2012

Par le Président de la République,

Chef de l’Etat ;

ALI BONGO ONDIMBA

Le Premier Ministre,

Chef du Gouvernement ;

Raymond NDONG SIMA

Le Ministre du Budget, des Comptes Publics

et de la Fonction Publique ;

Rose Christiane OSSOUKA RAPONDA

Le Ministre de l’Economie, de l’Emploi

et du Développement ;

Luc OYOUBI