PRESIDENCE DE LA REPUBLIQUE

MINISTERE DU BUDGET, DES COMPTES PUBLICS, DE LA FONCTION PUBLIQUE

CHARGE DE LA. REFORME DE L'ETAT

 

REPUBLIQUE GABONAISE

Union-Travail-Justice

 

DECRET n°01379/PR/MBCPFPRE

relatif à la comptabilité spéciale des matières l’Etat

 

 LE PRESIDENT DE LA REPUBLIQUE,

 CHEF DE L’ETAT ;

 

Vu la Constitution ;

Vu le décret n°0804/PR du 19 octobre 2009 fixant la composition du Gouvernement de la République, ensemble les textes modificatifs subséquents;

Vu la directive n°02/08-UEAC-190-CM-17 du 20 juin 2008 portant règlement général sur la comptabilité publique ;

Vu la loi n° 14/63 du 8 mai 1963 fixant la composition du domaine de l'Etat et les règles qui en déterminent les modes de gestion et d'aliénation ;

Vu la loi n° 15/63 du 8 mai 1963 fixant le régime de la propriété foncière ;

Vu la loi n° 4/85 du 27 juin 1985 relative aux lois de finances, ensemble les textes modificatifs subséquents ;

Vu la loi n°5/85 du 27 juin 1985 portant règlement général sur la comptabilité publique de l’Etat, ensemble les textes modificatifs subséquents ;

Vu la loi organique n°31/2010 du 27 juin 2010 relative aux lois de finances et           à l'exécution du budget ;

Vu la loi n° 020/2005 du 3 janvier 2006 fixant les règles de création, d'organisation et de gestion des services de l'Etat, ensemble les textes modificatifs subséquents ;

Vu le décret n° 860/PR/MFP du 20 août 1981 fixant les statuts particuliers du secteur administration économique et financière ;

Vu le décret n° 1088/13R-MEF du 1er  novembre 1972 portant règlementation sur la Comptabilité générale des matières appartenant à l'Etat ;

Vu le décret n° 0692/PR/MBCPFPRE du 14 octobre 2010 portant attribution et organisation du Ministère du Budget, des Comptes Publics, de la Fonction Publique, chargé de la Réforme de l'Etat ;

Vu le décret n° 790/PR/MBCPFPRE du 03 novembre 2010 portant réorganisation de la Direction Générale des Services du Trésor ;

Vu le -décret  n°0144/PR/MFB/PART-DGCPT du 26 mai 1989 fixant les modalités de calcul d’indemnité de responsabilité accordée aux fonctionnaires et agents exerçant les fonctions de comptable public ;

Vu le décret n° 004427/PR/MEPRAMP, du 13 juin 2008 portant création et organisation d'une direction centrale des affaires financières à la Présidence de la République, à la primature et dans les ministères, ensemble les textes modificatifs subséquents ;

Vu le décret tic. 378/PR/MFPRAME du 26 mai 2000 portant création, attributions, organisation et fonctionnement des inspections générales des services de ministère;

Vu le décret n° 0653/PR/MBCPFPRE du 13 avril 2011 relatif au régime de responsabilité des ordonnateurs et des comptables publics ;

Vu la loi n° 11/83 du 31 décembre 1983 déterminant la composition et le fonctionnement de la Haute Cour de Justice ainsi que la procédure applicable devant elle ;

Vu la loi n° 11/94 'du 17 septembre 1994 fixant l'organisation, la composition, les compétences, le fonctionnement et les règles de procédure de la Cour des Comptes ;

Après avis de la cour des comptes ;

Le conseil d’Etat consulté ;

Le conseil des Ministres entendu ;

 

                                                DECRETE :

Article 1er : Le présent décret, pris en application des dispositions des articles 73 et 81 de la loi organique n°31/2010 du 27 juin 2010 susvisé, détermine les modalités d’application de ladite loi relative à la comptabilité spéciale des matières.

Article 2 : Le présent décret s'applique à l’ensemble des services de l'Etat et de ses démembrements, sous réserve des spécificités applicables aux collectivités locales et à l’exception des établissements publics soumis aux règles de comptabilité privée.

 

Article 3 : Au sens du présent décret, on entend par :

• Matières : ensemble des biens meubles durables ou de consommation courante et des biens immeubles constituant le patrimoine de l’Etat et de ses établissements publics ;
• Comptabilité spéciale des matières, ci-après dénommée comptabilité-matières : ensemble des opérations d’acquisition, d’enregistrement, d’utilisation, d’entretien, d’aliénation et de contrôle des matières appartenant à l’Etat et à ses établissements publics ;
• Ordonnateur des matières : autorité qui autorise et contrôle les mouvements des matières ;
• Administrateur des matières : agent public chargé de la gestion des crédits d’une unité administrative et responsable des mouvements des matières ;
• Comptable des matières : agent public chargé de la tenue effective de la comptabilité-matières.

 

Chapitre I- Des matières

Article 4 : La comptabilité matières se caractérise par l’enregistrement et le suivi des mouvements des matières.

 

A ce titre, elle comprend :

 

• La comptabilité en quantité et en valeur des matières se trouvant entreposées dans des locaux servant de magasin à l’Etat et constituant l’approvisionnement en magasin ;

 

• La comptabilité en quantité et en valeur des matières et du matériel qui, en raison de leur affectation spéciale, constituent le matériel en service confié à des détenteurs pour les besoins du service et, dans la limite de la réglementation en vigueur, pour leur usage personnel ;

 

• La comptabilité des matières et matériaux dont l’emploi se traduit soit par une transformation ou un changement de nature, soit par une destruction totale, de telle sorte que ces matières et matériaux sont considérés comme des matières consommables ;

 

• Les comptes des priorités immobilières bâties et non bâties constituant l’inventaire des immeubles et terrains affectés aux services publics.

 

Article 5 : Les matériels inscrits en comptabilité-matières sont repartis en quatre groupes :

• les matériels en approvisionnement ;
• les matériels en service ;
• les matières mises en consommation ;
• les propriétés immobilières bâties et non bâties.

 

Article 6 : Les matériels en approvisionnement comprennent les matières, denrées, matériaux, articles et objets divers qui, en magasin ou en entrepôt, constituent les stocks d'approvisionnement.

                                                                           

Article 7 : Les matériels en service comprennent tous objets et appareils à caractère durable utilisés pour assurer le fonctionnement des services.

 

Article 8 : Les matières mises en consommation sont :

• les matières devant être rapidement livrées à la consommation ;
• les objets de faible importance susceptibles d'être facilement détériorés et usés ;
• les denrées, liquides et tous les objets mis en consommation, en cours de confection ou de transformation ;
• les matériaux employés dans les constructions.

 

Ces matières donnent lieu à la tenue d'une comptabilité arrêtée dans chaque service.

 

Article 9 : Le compte des propriétés immobilières bâties et non bâties constitue l’inventaire des immeubles et terrains affectés        aux services publics.

 

Sauf dispositions législatives contraires, la comptabilité des propriétés bâties et non bâties appartenant à l'Etat et aux établissements publics est assurée par les services Compétents en charge du Patrimoine.

 

Il est établi, à l'échelon de chaque département ministériel ou établissement public, une liste des propriétés bâties et non bâties dont ils ont l'usage.

 

Article 10 : La liste visée à l’article 9 ci-dessus est centralisée et mise  à jour dans le fichier central des propriétés immobilières des services de la Direction des Patrimoines Administratifs et des Charges Communes.

 

Les responsables des circonscriptions administratives déconcentrées et décentralisées doivent tenir à jour un registre des biens appartenant à l’Etat.

 

Ce registre, validé par le Ministre chargé de l’Intérieur, indique les superficies, les emplacements et, si possible, les plans des terrains de l’Etat, la nature, la description, la date de construction et la valeur des immeubles bâtis sur ces terrains.

 

Article 11 : En matière comptable, les matières visées aux articles 9 et 10 ci-dessus sont regroupées en catégories, conformément à une nomenclature fixée par arrêté du Ministre chargé du Patrimoine.

 

Chapitre II- Des ordonnateurs, des administrateurs et des comptables des matières

 

Section 1 : Des ordonnateurs et des administrateurs des matières

 

Sous-section 1 : De la nature et des compétences

 

Article 12 : Le Ministre chargé du patrimoine est l’ordonnateur principal des      matières des services de l’Etat.

 

Les autres membres du Gouvernement, les présidents des institutions constitutionnelles, les autorités administratives indépendantes, les responsables des services centraux et déconcentrés sont ordonnateur délégués des matières de leurs services.

 

Les responsables des établissements publics sont ordonnateurs principaux des matières des entités relevant de leur compétence.

 

Article 13 : les administrateurs de crédits des unités administratives, appelés administrateurs des matières, décident et répondent des mouvements des matières.

 

Article 14 : Les ordonnateurs et les administrateurs des matières peuvent déléguer leurs pouvoirs à un ou plusieurs agents publics placés sous leur autorité, qui deviennent de ce fait responsable des mouvements qu’ils auront personnellement ordonnés.

 

Sous-section 2 : De la responsabilité

Article 15 : L’administrateur ou le détenteur des matières est chargé de la garde, de l’entretien et de la conservation du matériel qui lui est confié.

 

Il en est civilement et pénalement responsable. A ce titre un inventaire contradictoire est établi à l’entrée et à la cessation de fonction de l’intéressé.

 

Article 16 : La responsabilité de l’administrateur et du détenteur des matières prend effet à la constatation de la nature et de la quantité des matières et objets ou à leur remise au détenteur.

 

Elle cesse à la remise des matières ou la délivrance du quitus.

 

Article 17 : La responsabilité de l’administrateur et du détenteur des matières édictée par le présent décret emporte l’obligation pour les intéressés de rendre compte par écrit et en temps utile des avaries, détériorations et autres pertes survenues ou à prévenir.

 

Les administrateurs et détenteurs des matières sont dégagés de leur responsabilité en cas de force majeure ou de cas fortuits dûment prouvés.

 

Section 2 : Des comptables des matières

Sous-section 1: De la tenue de la comptabilité-matières

 

Article 18 : Sous l’autorité et la responsabilité des ordonnateurs principaux et délégués des matières, la tenue de la comptabilité des matières est assurée par les comptables des matières.

Les comptables des matières sont désignés conformément aux dispositions des textes en vigueur.

 

Ils ne sont pas astreints à l’obligation de fournir un cautionnement ou un dépôt de garantie.

Article 19 : la tenue de la comptabilité-matières permet à tout moment :

• la connaissance des existants et de leurs mouvements en termes de quantité et

de valeur ;

• le contrôle des existants et leur utilisation.

 

A la fin  de chaque année, il est obligatoirement procédé à la réédition des comptes.

 

Article 20 : En début de gestion, chaque comptable des matières prend en balance d’entrée les existants de la fin de gestion précédente consignés dans le procès-verbal de passation de gestion.

Article 21 : Tout comptable des matières est tenu d’enregistrer les faits de sa gestion sur les documents visés à l’article 29 ci-dessous.

 

                                        Sous-section 2 : De la responsabilité

Article 22 : Toute est placée sous la responsabilité  d’un administrateur des matières qui l’a prise en charge et, le cas échéant, sous celle de son détenteur ou utilisateur. A ce titre, les matières mises à disposition des occupants de logements administratifs ou conventionnés sont placés sous la responsabilité de l’occupant détenteur.

Article 23 : Le comptable des matières assure :

• la conservation des documents et pièces justificatives des documents pris en compte ;
• le contrôle des matières dont il tient la comptabilité-matière ;
• la centralisation des écritures.

Article 24 : En cas de vacance, d’empêchement ou de tout autre cas de force majeure, il est pourvu aussitôt au remplacement provisoire du comptable des matières par un fondé de pouvoir désigné par le Ministre chargé du Patrimoine.

Article 25 : Un inventaire des matières et objets a lieu obligatoirement en cas de mutation des administrateurs des matières. Les résultats sont constatés par un procès-verbal de mutation établi par le comptable des matières.

 

En cas d'accord, mention en est faite sur ce procès-verbal dûment signé par les deux administrateurs.

 

En cas de désaccord, notamment lorsque les opérations font apparaître des différences, l'administrateur des matières sortant doit justifier par écrit la cause et la différence constatée. Deux copies du procès-verbal et de cette note explicative sont adressées par le comptable des matières, l'une au Ministre chargé du Patrimoine, l'autre au Ministre dont dépend l'administrateur des matières concerné.

Article 26 : En cas de présomption de détournement ou de vol de matière d'une valeur supérieure ou égale à deux cent cinquante mille francs CFA, l'ordonnateur principal des matières, en accord avec le Ministre dont dépend l'administrateur des matières intéressé, demande à l'inspecteur général des services de procéder à un audit.

Si les faits de détournement ou de vol sont établis, le Procureur de la République est saisi conformément aux textes en vigueur.

Section 3 : Des incompatibilités et interdictions

Article 27 : Les comptables et les administrateurs des matières ne peuvent occuper aucun emploi salarié, ni se livrer à aucun commerce ou négoce. Ils peuvent toutefois cumuler d'autres fonctions administratives avec leur emploi de comptable.

Article 28 : Les administrateurs des matières ne peuvent effectuer aucun mouvement affectant les existants sans avoir au préalable informé le comptable des matières.

Chapitre III - Des livres et des écritures

Article 29 : La comptabilité-matière comprend tous les faits accomplis durant l’exercice budgétaire du 1er janvier au 31 décembre.

            Les opérations sont tenues sur des registres spéciaux fournis par le Ministre chargé du Patrimoine, notamment :

• un livre journal des entrées et sorties ;
• des registres auxiliaires destinés à présenter des développements propres à chaque nature d’opérations ;
• un répertoire de fiches permettant la tenue d’une comptabilité-matières par comptes et sous comptes, gérées dans un système d’information spécialisé.

Article 30 : les livres et les répertoires de fiches sont affectés à la tenue de la comptabilité de chaque matière notamment :

• Le matériel et les matières en magasin ;
• Le matériel et les matières en service ;
• Le matériel et les articles constituant les matières consommables ;
• Les propriétés immobilières bâties et non bâties.

 

Chapitre IV- Des mouvements et des matières

Article 31 : Toutes les opérations constatées par les écritures doivent être appuyées dans les comptes par des pièces justificatives concernant les entrées et les sorties des matières.

 

Section : De la réception des matières

Article 32 : Les achats sont effectués au titre des approvisionnements des matières en magasin et en service. Le fournisseur est tenu d'assurer la livraison dans le local administratif désigné à cet effet par l'administrateur des matières.

Article 33 : La réception des matières est effectuée, selon le cas, par l'organe ou par le préposé dûment habilité.

Les modalités -relatives à la réception des matières sont fixées par arrêté du Ministre chargé du Patrimoine.

 

Section 2 : De la cession et de la réforme des matières

Article 34 : Sauf dispositions législatives contraires, les matières relevant du domaine public ne peuvent faire l'objet d'une cession ou d'une réforme qu'après leur déclassement par la commission de cession et de réforme dont l'organisation est fixée par arrêté conjoint des Ministres chargés du   Patrimoine et de l’Economie.

La cession et la réforme des matières emportent la sortie des celles- ci des écritures.

Article 35 : La commission de cession et de réforme est saisie par le comptable des matières à la demande de l'administrateur des matières lorsque les matières ou objets en magasin ou en service ne sont plus susceptibles d'être utilisés en raison de leur usure, de leur dégradation, de leur mise en rebus ou de leur inadaptation aux besoins nouveaux du service.

 

Section 3 : De la perte des matières

Article 36 : En cas, de perte des matières, il est ordonné une enquête par le Ministre chargé du Patrimoine à l'effet d'en déterminer les causes.

Si la perte est imputable à l'administrateur des matières ou au détenteur, celui-ci est tenu de pouvoir au remplacement ou à la réfection intégrale des matières concernées.

Dans tous les cas, la perle entraine la sortie des écritures de la matière concernée.

Chapitre V: Du contrôle

Article 37 : Les personnels habilités des corps et administrations de contrôle vérifient toutes les pièces comptables et procèdent aux inventaires physiques des matières.

Article 38 : Sous l'autorité du Directeur des Patrimoines Administratifs et des Charges Communes, les recensements des matières et objets, aussi bien du matériel en approvisionnement que du matériel en service, sont effectués chaque année par les comptables des matières.

              Ces recensements sont clos le 31 décembre.

       Lorsque, en raison de cas de force majeure constatée par une pièce écrite de l'administrateur des matières, certaines catégories de matières ne peuvent être soumises en totalité à un recensement annuel, les comptables des matières sont tenus de prescrire des recensements partiels, échelonnés de telle sorte qu'aucun article ne reste plus de deux ans sans être recensé.

En tout état de cause, les ordonnateurs et les administrateurs des matières ont la possibilité de faire procéder au cours de l’année à des recensements généraux ou partiels du matériel placé sous leur surveillance.

Article 39 : Toutes les opérations de comptage, métrage, cubage, examen en qualité et quantité, auxquelles les recensements donnent lieu sont exécutées sous la surveillance de l'administrateur des matières ou de son représentant par le comptable des matières aide du personnel placé sous ses ordres ou de toute autre personne physique ou morale commise à cet effet.

Article 40 : Les résultats sont dressés contradictoirement par le comptable des matières et par l'administrateur des matières du service intéressé. Il est établi une comparaison entre l'existant en écriture et l'existant réel afin de faire ressortir, s’il y a lieu, les excédents et les déficits.

 

    A la fin de chaque séance, la concordance des résultats est vérifiée et certifiée. En cas de non concordance, il est procédé à une nouvelle vérification.

Pendant le recensement d'un article, toute autre activité est suspendue dans l'espace concerné.

Le recensement terminé, il est dressé un procès-verbal établi dans les conditions prévues par les articles 15 et suivants ci-dessus.

Article 41 : Les inventaires sont centralisés par les services de la Direction des Patrimoines Administratifs et des Charges Communes. Les mises à jour sont arrêtées le 31 décembre de chaque année.

Article 42 : Le recensement des propriétés immobilières et des terrains non bâtis se fait dans les mêmes formes et conditions que celles des matières.

Article 43 : La comptabilité des matières est soumise au contrôle des services compétents du Ministère en charge du Patrimoine, des inspections générales des services des ministères et de tout autre organe de contrôle de l'État.

Le comptable des matières est tenu de fournir tous les renseignements et tous les justificatifs qui lui sont demandés par les services de contrôle visés à l'alinéa ci-dessus.

 

Chapitre VII : Des dispositions diverses et finales

Article 44 : Des textes règlementaires déterminent, en tant que de besoin, les dispositions de toute nature nécessaires à l’application du présent décret.

Article 45 : Le présent décret, qui abroge le décret n°108/PR-MEF du 1er novembre 1972 susvisé ainsi que toutes dispositions antérieures contraires, sera enregistré, publié selon la procédure d'urgence et communiqué partout où besoin sera. /.-

 

                                                                                         Fait à Libreville, le 22 NOV. 2011

 

Par le Président de la République,

Chef de l’Etat ;

                                                                                              ALI BONGO ONDIMBA

 

Le Premier Ministre,

Chef du Gouvernement ;

Paul BIYOGHE MBA

 

 Le Ministre du Budget, des Comptes Publics

 et de la Fonction Publique ;

 Emmanuel ISSOZE NGONDET

 

 Le Ministre de l’Economie, du Commerce

 de l’Industrie et du Tourisme ;

 Magloire NGAMBIA

 

 Le Ministre d l'Intérieur, de la Sécurité Publique,

 de l'Immigration et de la Décentralisation.

Jean-François NDONGOU