ARRÊTÉ N ° 203/MINECOFIN-PART du 29 décembre 1977

Pris en application du décret n° 1377/MINECOFIN/PART fixant le régime général du contrôle financier et fixant le régime particulier du contrôle financier des dépenses de l'État.

 

Article premier : Le présent arrêté, pris en application du décret n° 1377/PR­MINECOFIN.PART du 24 décembre 1977 susvisé, a pour objet de fixer le régime particulier du contrôle financier des actes de dépenses de l'Etat.

A cet effet, il détermine la répartition des tâches entre les différents organes de la Direction du Contrôle financier, les modalités de fonctionnement et les conditions d'exercice du contrôle.

 

TITRE 1 : RÉPARTITION DES TACHES ENTRE LES DIFFÉRENTS ORGANES DE LA DIRECTION DU CONTROLE FINANCIER

Article 2 : Outre des services spécialisés dont le rôle est défini aux articles 8 et 9 du présent arrêté, la Direction du Contrôle financier comprend des services de contrôle dirigés chacun par un Contrôleur financier, nommé dans les conditions prévues par l'article 2 du décret n" 1377/PR-MINECOFIN.PART du 24 décembre 1977 susvisé.

Il est précisé qu'aucun Contrôleur financier ne peut demeurer plus de trois ans au même poste. A l'issue de cette période, le Contrôleur financier est chargé, soit d'un autre service de contrôle de l'État, soit d'un contrôle financier extérieur, soit enfin affecté hors du contrôle.

Article 3 : Conformément aux dispositions de l'article 4 du décret précité, la répartition des contrôles entre les Contrôleurs financiers est fixée comme suit par rapport aux grandes fonctions de l'État, définies par l'article 9 du décret no 1281/PR-MINECOFIN.PART du 25 novembre 1977, fixant le mode de présentation du budget de l'État.

— Service de contrôle n° 1 :

1. Pouvoirs publics
2. Administration de souveraineté
3. Défense et sécurité

• Service de contrôle n° 2 :

5. Administration économique et financière

— Service de contrôle n° 3 :

4. Administration générale

6. Développement économique

7. Développement des infrastructures

• Service de contrôle n° 4 :

8. Education et culture

9. Santé et Action sociale.

Cette répartition pourra être modifiée par instruction du Ministre des Finances.

Article 4 : En application de l'article 11 du décret n° 1377/PR-MINECOFIN.PART du 24 décembre 1977 susvisé, sont obligatoirement soumis au visa préalable du Contrôleur financier dont dépend l'administration intéressée, conformément aux dispositions de l'article 3 ci-dessus :

• d'une part, tous les projets d'actes ayant pour objet d'engager une dépense;
• d'autre part, tous projets d'ordre législatif, réglementaire ou comptable, de conventions, décisions ou instructions, susceptibles d'avoir une incidence directe ou indirecte, sur les dépenses publiques.

 

Article 5 : Le contrôle des projets d'actes ayant pour objet d'engager une dépense s'exerce sur :

a) la validité des engagements qui comporte les contrôles ci-dessous :

• qualité de la procédure choisie pour l'engagement ;
• exactitude de l'imputation de la dépense à la section, chapitre, article et paragraphe qu'elle concerne, selon sa nature et sa destination;
• conformité de la dépense avec les lois et règlements financiers, et notamment avec la loi de Finances;

b) la régularité des engagements qui comporte les contrôles ci-dessous :

• qualité de l'Administrateur de crédits,
• disponibilité des crédits,
• respect du rythme de consommation des crédits;

c) la validité de la liquidation qui comporte les contrôles ci-dessous :

• certification du service fait ;
• exactitude des calculs de liquidation,
• existence des pièces justificatives réglementaires.

 

Les contrôleurs financiers. Chefs des Services de contrôles, définis à l'article 1 er, effectuent personnellement les contrôles de validité des engagements pour les secteurs dont ils sont responsables, en vertu des dispositions de l'article 3 du présent arrêté.

Le Chef du Service comptable effectue par délégation expresse et permanente du Directeur du Contrôle financier, pour l'ensemble des dépenses, les contrôles de régularité des engagements. Il effectue également les contrôles de validité des liquidations.

Article 6 : — Le visa complet du contrôle financier, en matière d'engagement, comporte donc deux parties :

• le visa n° 1 du Contrôleur financier, qui atteste que les contrôles de validité n'ont donné lieu à aucune observation; ce visa est matérialisé par l'apposition d'un cachet approprié, et par la signature du Contrôleur ;
• le visa n° 2 du Chef du Service comptable, agissant au nom et pour le compte du Contrôleur financier, qui atteste que les contrôles de régularité n'ont donné lieu à aucune observation; ce visa est matérialisé par l'apposition d'un cachet approprié et par la signature du Chef du Service comptable, laquelle peut être déléguée à son ou ses adjoints. La présence simultanée de ces deux visas constitue le visa complet du contrôle financier. L'absence de l'un d'eux rend le bon d'engagement nul et sans valeur pour les comptables du Trésor, conformément aux dispositions de l'article 13 du décret no 1377/PR-MINECOFIN. PART du 24 décembre 1977 susvisé.

Article 7 : Le visa n° 1 doit toujours précéder le visa n° 2. De ce fait, le Service comptable central ne peut en aucun cas recevoir un bon d'engagement qui n'est pas déjà revêtu du visa n° 1 du Contrôleur financier.

Toutefois, aucun dossier d'engagement ne doit demeurer plus de 24 heures chez le Contrôleur financier. En conséquence, tous dossiers reçus dans une journée doivent impérativement être traités en fin de journée suivante, soit par rejet, soit par différé, soit par transmission après visa au Service comptable central.

Article 8 : Le Service des marchés est un organe spécialisé de la Direction du Contrôle financier. Il examine tous les projets de marché en ce qui concerne leur dispositif et l'application des normes réglementaires.

Toutefois, ce service ne peut procéder à cet examen que dans le cas où les crédits nécessaires au règlement du marché ont été régulièrement réservés, selon la procédure actuellement en vigueur.

Article 9 : Le Service de normalisation est un organe spécialisé de la Direction du Contrôle financier qui prépare, pour la signature du Ministre des Finances, les projets de circulaire définissant les normes à respecter en matière d'importance, de qualité et de prix des matériels et fournitures à acquérir par les services administratifs.

 

TITRE II : LES MODALITÉS DE FONCTIONNEMENT DU CONTROLE FINANCIER

Première partie Contrôles de validité

Article 10 : Après avoir exercé les contrôles de validité auxquels il est astreint, le Contrôleur financier peut :

• viser et transmettre le bon d'engagement au Service comptable ;
• différer son visa; il retourne alors le bon d'engagement à l'Administrateur de crédits, en l'accompagnant d'une fiche de retour du modèle joint en annexe, précisant les documents ou explications complémentaires qui lui sont nécessaires pour prendre une position définitive;
• rejeter; il retourne alors le bon d'engagement à l'Administrateur de crédits en l'accompagnant d'une fiche de rejet du modèle joint en annexe, qui en précise le motif.

Article 11 : Dans le cas du visa différé, l'Administrateur de crédits est tenu de fournir au Contrôleur financier les pièces justificatives demandées, conformément aux dispositions du troisième alinéa de l'article 11 du décret n° 1377/PR-MINECOFIN.PART du 24 décembre 1977 susvisé, en lui soumettant à nouveau le bon d'engagement accompagné de la fiche de retour.

Le Contrôleur financier prend alors une décision définitive en visant ou en rejetant la dépense, car il ne peut être admis, en aucun cas, un deuxième différé pour la même dépense.

Article 12 : Dans le cas d'un rejet, l'Administrateur de crédits doit annuler le bon d'engagement objet du rejet, et en établir éventuellement un autre éliminant les irrégularités ayant entraîné le rejet. Il pourra toutefois rendre compte au Ministre responsable de son département, qui pourra :

• soit établir une injonction écrite et motivée dans les cas limitatifs énumérés à l'article 13 ci-après ;
• soit, en cas de désaccord persistant, saisir le Ministre des Finances, pour arbitrage dans les conditions définies à l'article 14 ci-après.

Article 13 : Les cas limitatifs, où une injonction écrite et motivée du Ministre responsable est possible, sont les suivants :

1. Rejet pour engagement non conforme aux normes admises mais non officiellement transcrites dans une circulaire, du Ministre des Finances.
2. Rejet pour autres motifs, entièrement libellé de la main du Contrôleur, c'est-à-dire, uniquement pour les rejets enregistrés dans les divisions 5 et 6 de la note de rejet, dont le modèle figure en annexe.

Article 14 : Dans tous les autres cas, le Ministre responsable peut saisir le Ministre des Finances par une « demande d'arbitrage », dont le modèle figure en annexe au présent arrêté. Cette formule est remplie, en ce qui concerne le cadre 1, par le Ministre responsable, en double exemplaire par superposition. La copie lui est ensuite retournée avec la décision du Ministre des Finances.

Le Ministre responsable communique cette décision à son Administrateur de crédits qui :

• annule son bon d'engagement si la décision est négative ;
• renvoie son bon d'engagement, accompagné de la note de rejet, au Contrôleur financier, si la décision est positive.

 

Deuxième Partie : Contrôles de régularité

Article 16 : Si tout est régulier, le Chef du Service comptable central vise le bon d'engagement, qui suit alors la procédure en vigueur. Il rejette, avec notification de son rejet au Contrôleur financier, lorsqu'il constate :

1° la non qualification de l'Administrateur de crédits, il rejette le bon d'engagement; ce rejet n'est susceptible d'aucun recours si l'Administrateur de crédits qualifié appartient à un autre Ministère  ;

2° l'indisponibilité des crédits à la section, au chapitre ou au premier chiffre de l'article, il rejette le bon à l'Administrateur de crédits; ce rejet n'est susceptible d'aucun recours autre que celui prévu par l'article 21 (nouveau) de l'ordonnance 40/75 du 30 juin 1975, stipulant la procédure obligatoire en matière de transferts ou de virements aux crédits ;

3° l'indisponibilité des crédits au deuxième chiffre de l'article, il rejette le bon à l'Administrateur de crédits, qui pourra le renvoyer au Contrôleur financier avec la note de rejet et une décision de transfert du Ministre des Finances d'unité d'article à unité d'article ;

le contrôleur vise la décision et transmet bon et décision au Service comptable central ;

4° l'indisponibilité des crédits au paragraphe, il rejette le bon à l'Administrateur de crédits, qui pourra le renvoyer au Contrôleur financier avec la note de rejet et une décision de transfert signée du Ministre responsable, permettant d'alimenter le paragraphe incriminé à partir d'un autre paragraphe solvable; le Contrôleur financier vise cette décision, et transmet bon et décision au Service comptable central;

• 5° un rythme de consommation trop élevé, il diffère son visa et le différé comporte, comme à l'heure actuelle, la date à laquelle le bon pourra être représenté; à cette date, l'Administrateur de crédits retourne le bon au Contrôleur financier, accompagné de la note de différé; le Contrôleur vise cette note et transmet bon et note au Service comptable central.

 

TITRE III : CONDITIONS D'EXERCICE DU CONTROLE FINANCIER

Section 1: Dispositions générales

Article 17 : Les dispositions actuelles concernant :

• la désignation des Administrateurs de crédits, et des gestionnaires comptables ;
• la remise des fiches de dépôt de signature des Administrateurs de crédits et des gestionnaires comptables au Service comptable central, ne sont pas modifiées, et demeurent en vigueur.

 

Article 18 : Les dispositions actuelles concernant les procédures techniques :

• des dépenses de marchés ;
• des délégations de crédits ;
• des dépenses sur réservation de crédit ;
• des dépenses permanentes ;
• des dépenses éventuelles, ne sont pas modifiées et demeurent en vigueur.

 

Article 19 : Toutefois, la notion des dépenses permanentes est désormais exclusivement réservée aux dépenses répétitives régulières ou aux dépenses pour lesquelles le fournisseur obligé est une administration ou un organisme du secteur public. La liste limitative de ces dépenses est fixée comme suit :

• Baux et loyers ;
• Polices d'abonnement pour fourniture d'eau et d'électricité ;
• Frais postaux et téléphoniques ;
• Bourses et allocations scolaires permanentes ;
• Emplois permanents ;
• Subventions permanentes ;
• Abonnement aux périodiques ;
• Conventions de services permanents.

 

Article 20 : Toutes les autres dépenses donnant lieu ou pouvant donner lieu à des paiements fractionnés doivent faire l'objet d'engagements sur réservation de crédits spéciale, dite « Autorisation de servir ».

Cette autorisation de servir intervient au vu d'une convention de fournitures et de travaux avec bordereau de prix. Les engagements définitifs effectués dans le cadre de cette réservation peuvent concerner un regroupement des factures établies par le fournisseur pour chacun des ordres ou commandes qui lui ont été adressés.

Les bons d'engagement correspondants sont alors accompagnés d'une demande de procédure simplifiée, et de la précédente autorisation de servir, pour annulation de la contre-valeur des dépenses proposées au règlement.

L'annulation globale d'une réservation ne peut être visée que si elle est accompagnée d'une dénonciation de la convention en bonne et due forme, ainsi que des pièces justifiant l'apurement complet des opérations faites dans le cadre de la réservation.

Article 21 : Toute commande établie à l'intention d'un fournisseur à l'étranger, doit faire préalablement l'objet d'un bon d'engagement avec autorisation de servir, même si elle prévoit un paiement unique.

Indépendamment des dispositions de l'article 23 ci-dessus concernant le seuil des marchés, aucune dépense pour le règlement d'un fournisseur à l'étranger ne peut être visée si la procédure ci-dessus n'a pas été respectée.

L'annulation d'une autorisation de servir ne peut être visée que si elle est accompagnée d'une annulation de la commande avec accusé de réception du fournisseur, ainsi que, éventuellement, des pièces justifiant l'apurement complet des opérations faites dans le cadre de la réservation « autorisation de servir ».

Article 22 : Aucun autre engagement provisionnel n'est recevable. Toutes les dépenses qui ne relèvent pas des articles 19, 20 et 21 précédents, sont des dépenses éventuelles qui doivent concerner chacune, une opération bien déterminée, aux termes de l'article 106 du décret 15/PR du 6 janvier 1976.

Tout bon d'engagement correspondant à une dépense éventuelle de matériel ou de fournitures, doit être accompagné de la facture pro forma du fournisseur,

Article 22 bis : Tout bon d'engagement présentant des altérations, surcharges, ratures ou grattages doit être rejeté.

Article 23 : Le Contrôleur financier doit rejeter tout bon d'engagement correspondant à une acquisition dépassant le seuil minimal prévu pour le recours ai marché.

Il doit rejeter de la même manière tout bon correspondant à une acquisition lorsque le montant de cette dernière, rapproché des projets similaires antérieurement visés, conduit au dépassement de ce même seuil.

Toutefois, les dépenses effectuées sur convention de services, de fournitures, ou de travaux peuvent dépasser ce seuil, conformément aux stipulations de l'article 3 du décret 693/PR­MTHUC-MEF du 14 juin 1973, fixant le régime des marchés.

Article 24 : La procédure simplifiée ne peut être utilisée que dans les cas où l'obligation mise à la charge de l'Etat n'a pas pour contrepartie une prestation de service ou une fourniture.

Il n'est fait exception à ce principe que pour les engagements effectués dans le cadre des articles 20 et 21 ci-dessus.

Article 25 : La procédure du contrôle concernant la constitution et la gestion des règles de recettes et d'avances, fera l'objet d'un arrêté spécifique.

Article 26 : Les dépenses générales gérées par le Ministère des Finances (dette publique, interventions diverses prêts et avances consentis par l'État) font l'objet d'instructions.

 

Section II : Dispositions particulières

Chapitre premier : Personnel

Article 27 : Les dispositions du présent chapitre s'appliquent exclusivement au personnel permanent, c'est-à-dire, aux dépenses prévues aux articles commençant par un 2.

Ce sont les seules dépenses qui ne sont pas introduites par un bon d'engagement, mais par les actes réglementaires pris par les autorités qualifiées, comme stipulé par l'article 107 du décret 15/PR du 6 janvier 1976.

Article 28 : En application de l'article 60 du même décret, les crédits affectés aux dépenses de personnel sont gérés, au niveau du Ministère des Finances, par la Direction de la Solde, au vu des actes susvisés.

Toutefois, aucun acte ne pourra être pris en considération par cette Direction, s'il n'est revêtu du visa du Contrôleur financier. En conséquence, tous actes et décisions, concernant le personnel, doivent obligatoirement être soumis par les responsables de Service au Contrôleur financier, qui les examinera dans les conditions définies par les articles ci- dessous.

Article 29 : Recrutements. En application des dispositions de l'article 109 du décret 15/PR du 6 janvier 1976, aucun recrutement ne peut être autorisé s'il n'existe un emploi régulièrement ouvert et non pourvu.

En conséquence, le Contrôleur financier disposera d'une liste mécanographique indiquant les postes ouverts par catégorie, et d'une autre liste mécanographique indiquant les postes régulièrement occupés, également par catégorie.

Le Contrôleur financier ne peut viser les propositions de recrutement que lorsqu'il existe une vacance d'emploi, soit dans la catégorie prévue, soit dans la catégorie supérieure. Dans ce dernier cas, le visa du Contrôleur financier comporte la mention « Visé sous réserve du blocage d'un poste dans la catégorie... »

Lorsqu'il n'existe aucune vacance, ou lorsqu'il n'existe de vacance que dans les catégories inférieures, le Contrôleur financier refuse son visa.

Article 30 : Mutations à l'intérieur d'un ministère. Les décisions de l'espèce doivent être accompagnées d'une note sommaire indiquant le montant des dépenses (frais de transport, frais de déplacement, etc...), devant résulter de la mutation envisagée. Cette note sommaire est transmise par les soins du Contrôleur au Chef du Service comptable central, qui vérifie la disponibilité des crédits aux lignes adéquates, et lui renvoie la note avec la mention « crédits suffisants », ou « crédits insuffisants ». Dans le premier cas, le Contrôleur financier vise la décision, mais il la rejette dans le deuxième.

Article 31 : Mutations interministérielles. Dans tous les cas, les décisions de ce genre doivent avoir reçu l'accord préalable du Ministre de la Fonction publique, chargé de les apprécier du point de vue des règles propres aux corps de fonctionnaires intéressés. Dans tous les cas également, elles doivent être accompagnées de la note sommaire prévue à l'article 30 ci-dessus, qui donne lieu à la vérification prescrite par cet article.

Sous ces réserves, le Contrôleur financier examine les propositions faites selon les prescriptions suivantes :

1 er cas : la mutation est isolée. Elle doit alors être obligatoirement revêtue du contreseing du Ministre destinataire. Le Contrôleur financier traite alors la question comme un recrutement vis-à-vis de ce Ministre. Il donne donc son visa ou le refuse en fonction des vacances d'emploi dans le Ministère d'accueil.

2e cas : la mutation est compensée par une autre en sens contraire. Le Contrôleur financier

 

Article 32 : Congés. Sauf dans le cas des congés administratifs réglementaires ou des congés de maladie, les décisions de l'espèce doivent être accompagnées de la note sommaire prévue à l'article 30 ci-dessus, qui donne lieu à la vérification prévue par cet article.

Article 33 : Avancements. Les décisions de l'espèce doivent obligatoirement émaner du Ministre de la Fonction publique, seul qualifié pour les prononcer. Le visa du Contrôleur est alors de droit si ces décisions ne dérogent pas aux règles statutaires.

Les changements de catégorie ne constituent pas des avancements. Ils ne peuvent résulter que d'une décision prise par le Ministre de la Fonction publique, en appli cation des dispositions prévues à cet égard dans les statuts particuliers. Ils sont assimilables à des recrutements et, pour accorder son visa, le Contrôleur financier vérifie en outre qu'il existe des vacances d'emploi dans la catégorie nouvelle prévue, et dans le service considéré.

Article 34 : Cessation de fonctions. Dans le double but de dégager leur responsabilité d'une part, et d'obtenir des dégagements d'emploi sur leurs effectifs d'autre part, les responsables de Service doivent soumettre tous actes constatant des cessations de fonctions au Contrôleur financier. Selon le cas, ce sont les suivants :

1. cas de la mise à la retraite : copie de l'acte prononçant la mise à la retraite;
2. cas de révocation : copie de l'acte portant révocation ;
3. cas de démission : copie de l'acte constatant la démission ;
4. cas de détachement : copie de l'arrêté de détachement ;
5. cas des stages, étant entendu qu'il s'agit exclusivement des stages de longue durée, effectués par les fonctionnaires : copie de l'arrêté de mise en stage, accompagnée de l'attestation de prise en charge par le Ministère de la Fonction publique, sur la ligne budgétaire des « Fonctionnaires en stage » (dans la limite des vacances de cette ligne);
6. cas de décès : bulletin de décès;
7. cas de non renouvellement de contrat : copie de la lettre du Ministère intéressé, signifiant à l'agent que son contrat parvenu à échéance n'est pas renouvelé;
8. cas de mise en disponibilité : copie de l'arrêté prononçant cette mise en disponibilité;
9. cas de la position sous les drapeaux : copie de l'acte plaçant le fonctionnaire dans cette position;
10. cas de la position hors cadres : copie de l'arrêté prononçant la mise en position hors cadres.

 

Dans tous les cas, le Contrôleur financier transmet l'acte visé par lui à la Direction de la Solde qui arrête immédiatement le paiement de la solde des personnels en cause.

Article 35 : Indemnités. Ce terme général doit comprendre toutes les indemnités proprement dites et les avantages en nature. Les attributions d'indemnités ne pourront recevoir le visa du Contrôleur financier que dans la mesure où elles sont expressément prévues par une loi ou un décret.

Toutefois, les indemnités attribuées par arrêté du Chef de l'État, contresigné par le Ministre des Finances, seront également visées sous réserve que les crédits prévus au budget permettent de les payer.

En revanche, les indemnités attribuées dans un arrêté de nomination non signé du Chef de l'État, ne pourront recevoir de visa que sous la double condition d'être déjà prévues par un texte général, et de pouvoir être payées par les crédits existants.

Article 36 : Le Contrôleur financier est tenu d'enregistrer toutes les modifications de vacances d'emploi qui résultent des visas donnés par lui dans le cas des articles 29, 31, 33 (2e alinéa) et 34.

Ces modifications seront transcrites en fin de chaque mois sur un bordereau pour exploitation mécanographique. Les services de l'exploitation utiliseront ces données pour éditer chaque mois un modificatif à la liste des postes régulièrement occupés par catégorie, prévue à l'article 29 ci-dessus.

 

Chapitre 2 : Main d'œuvre non permanente

Article 37 : Le bon d'engagement, qui introduit les dépenses de cette nature, doit être accompagné des états de salaire ou feuilles d'attachement. Le paiement peut être stipulé au nom d'un billeteur dans les conditions prévues par l'article 121 du décret 15/PR du 6 janvier 1976. Le contrôle s'exerce dans les conditions fixées par l'article 38 ci-dessous.

Article 38 : II y a lieu, d'abord, de distinguer selon le genre des travaux effectués :

1. Lorsqu'il s'agit d'emplois permanents de bureau, d'entretien de locaux, d'usage technique ou de domesticité, le Contrôleur financier doit exiger une décision de l'Administrateur de crédits. Cette décision doit mentionner la nature des travaux effectués, les salaires à verser en contrepartie, et les noms des personnes occupant les emplois. La dépense prend en effet un caractère permanent relevant des dépenses permanentes nécessitant en engagement annuel.

Sous cette réserve, le Contrôleur financier vise. Toutefois, en matière de domesticité, il doit en outre s'assurer, avant visa, que la dotation est conforme aux dispositions réglementaires sur les avantages en nature.

 

1. Lorsqu'il s'agit d'emplois occasionnels de bureau, d'entretien des locaux ou d'usage technique, le Contrôleur financier doit exiger une décision analogue à celle prévue à l'alinéa précédent, mais qui doit mentionner en plus la durée prévue pour le recrutement occasionnel. La somme engagée doit correspondre globalement à la rémunération de la personne recrutée pendant cette durée.

Il appartient au Contrôleur financier de s'assurer que des décisions occasionnelles successives ne s'appliquent pas en fait à un même travail ou un même employé. Dans ce cas, il doit exiger la production d'une décision d'emploi permanent.

 

1. Lorsqu'il s'agit d'emplois de main-d’œuvre proprement dite, le Contrôleur financier vise le bon d'engagement correspondant aux états de salaire ou feuilles d'attachement présentés. Toutefois, il est tenu de s'assurer par tous moyens d'investigations appropriés sur pièces ou sur place, que les emplois de main-d’œuvre ne dissimulent pas en fait un ou plusieurs emplois permanents. En cas de doute, il doit différer son visa et demander par note de retour les explications adéquates. En fonction de ces explications, il pourra éventuellement rejeter la dépense et exiger la décision ayant pour effet de ramener les emplois incriminés dans le cas de l'alinéa A du présent article.

Article 39 : Le Contrôleur financier communique en temps utile, au Directeur de la Programmation budgétaire, une copie des décisions prises en application de l'article 38, alinéa A., dans le but de faire régulariser ces emplois par l'ouverture d'emplois budgétaires de personnel permanent.

Dans le cas d'une intégration effectuée en cours d'année, un transfert de crédits doit être effectué, pour le service concerné, de dépenses de main-d’œuvre aux dépenses de personnel.

Article 40 : Aucune indemnité de nature permanente ne peut être octroyée à des agents rétribués au titre de la main-d'œuvre non permanente.

Des primes spéciales peuvent cependant leur être attribuées en raison de travaux supplémentaires, ou de travaux particulièrement pénibles, par décision du Ministre responsable, au vu d'un rapport établi par le Chef de chantier des travaux. Décision et rapport sont soumis à l'appréciation du Contrôleur financier au moment de l'engagement particulier qui les concerne.

 

Chapitre 3 : Frais de déplacement

Article 41 : Ces frais comprennent les frais de transport et les indemnités de déplacement dues aux agents, en vertu de la réglementation générale des déplacements des agents de l'État.

Article 42 : les frais de transport sont engagés après visa des ordres de mission par le CB.   

Article 43 : Les indemnités de déplacement temporaire sont engagées par les administrateurs de crédits, qui disposent des crédits nécessaires à cet effet, au vu des feuilles de décompte établies par le bureau des passages. Le bon d'engagement est accompagné d'une demande de procédure simplifiée puisqu'il s'agit d'un service déjà fait (feuille de route ou de mission), et fait l'objet d'un contrôle de régularité.

Le régime des avances sur frais de mission fait l'objet d'instructions particulières.

Article 44 : Les indemnités de déplacement définitif sont engagées par le Service des Passages du Ministère des Finances sur les charges communes, et font l'objet de contrôle de régularité.

Chapitre 4 — Dépenses de biens et services

 § 1 : Locaux

Article 45 : Les dépenses de cette nature concertiste l'entretien, les réparations et les locations de locaux. Lorsqu'à n'existe pas d'autres précisions dans les annexes du budget, les crédits inscrits sont considérés comme affectés entièrement à l'entretien, a moins qu'il n'en ait été décidé autrement par décision du Ministre des Finances.

Article 46 : Les dépenses d'entretien comprennent l'entretien général et l'entretien des appareils (ascenseurs, climatiseurs) utilisés dans les locaux.

L'entretien général peut être assuré, soit par une société spécialisée sur convention de service, soit en régie. Dans le premier cas, la convention de service constitue une dépense permanente engagée pour l'année. Après examen du dispositif de la convention, le Contrôleur financier la visera. Dans le deuxième cas, l'administrateur de crédits doit se procurer les fournitures appropriées. Il devra recourir à la convention de fournitures passée avec un fournisseur sur réservation de crédits spéciale, dite « autorisation de servir ».

L'entretien des appareils (ascenseurs, climatiseurs) doit faire l'objet de convention de services, visées par le Contrôleur financier, après examen de leur dispositif.

Article 47 : Lorsqu'elles sont prévues expressément au budget, les réparations sont assurées, soit par une société ou un tâcheron privé, soit par une autre administration de l'État (Travaux publics). Elles doivent donner lieu, dans les deux cas, à l'établissement d'un devis détaillé et approuvé par le service « Entretien des Bâtiments » de la Direction générale des T.P.

Si la réparation est peu importante (durée d'exécution inférieure au mois), elle sera exécutée sur note de service de l'administrateur de crédits. Cette note de service accompagnée du devis sera introduite par un bon d'engagement (dépense éventuelle) auprès du Contrôleur financier.

Si la réparation est plus importante (durée d'exécution supérieure au mois), elle devra faire l'objet d'une convention de travaux. Celle-ci, accompagnée du devis, sera introduite par un bon d'engagement, pour autorisation de servir, auprès du Contrôleur financier.

Article 48 : Lorsqu'elles sont prévues expressément au budget, les locations font l'objet d'un bail. Celui-ci constitue une dépense permanente à engager en totalité pour l'année. Le Contrôleur financier visera, après s'être assuré que le bail contient bien, le cas échéant, la clause de résiliation éventuelle prévue par l'article 60 (dernier alinéa) du décret 15/PR du 6 janvier 1976.

Par ailleurs, le Contrôleur financier devra s'assurer chaque année, au moment de l'engagement des baux, et en outre à chaque création ou révision de bail, la validité des locations maintenues ou créées, ai regard de la situation générale des ayants droit aux logements.

Enfin, le Service comptable central ne procédera à la liquidation des échéances de baux que sur présentation d'un certificat d'occupation rempli par l'occupant.

 

§ 2 Véhicules et engins

Article 49 : Les dépenses de cette nature concerner les achats, les locations, le fonctionnement des véhicules et engins.

Article 50 : Achats. Les bons d'engagement relatifs à un projet d'acquisition de véhicule ou engin seront rejetés par le Contrôleur financier :

-chaque fois qu'ils seront présentés en contravention de l'article 23 du présent arrêté relatif au seuil des marchés ;

-chaque fois que le type et la valeur du véhicule retenu ne correspondra pas, soit aux dispositions réglementaires relatives aux véhicules de fonction ou de service, soit à la destination donnée au véhicule (liaison, tournée, etc.) Par ailleurs, le Contrôleur financier doit différer son visa s'il lui apparaît que les dotations globales de fonctionnement du service acheteur ne lui permettent pas d'assurer une utilisation rationnelle du véhicule nouveau.

Article 51 : Locations. Les locations de véhicules, engins ou avions, sont permanentes ou occasionnelles.

Dans le premier cas, elles doivent faire l'objet d'une réservation de crédits spéciale, dite « autorisation de servir », après convention passée avec la société spécialisée.

Dans le deuxième cas, elles doivent faire l'objet d'un bon d'engagement pour dépenses éventuelles. Le Contrôleur financier devra exiger, avant visa, une note explicative sur les circonstances qui ont conduit à recourir à cette solution.

Article 52 : Fonctionnement. Le fonctionnement, pris au sens large, comprend d'une part les réparations, la fourniture de pièces détachées ou d'outillage, d'autre part, la fourniture de carburants et lubrifiants.

Les réparations, ou la fourniture de pièces détachées ou d'outillage, doivent faire l'objet d'une convention passée avec une société ou un artisan spécialisé. Chaque commande adressée au fournisseur, dans le cadre de la convention, devra mentionner la référence au véhicule ou à l'engin pour lequel elle est faite. Cette commande est obligatoirement jointe à la facture du fournisseur qui doit mentionner le kilométrage constaté au moment de la prestation.

La fourniture de carburants et lubrifiants doit faire l'objet d'une convention. Les factures présentées par les fournisseurs devront mentionner cette convention et en respecter les clauses.

Une convention fait l'objet d'un bon d'engagement avec réservation de crédits spéciale, dite « autorisation de servir ». Lorsqu'il n'existe pas de convention, ou pour les fournitures non conventionnées, les crédits font l'objet de bons d'engagement en dépenses éventuelles, accompagnés de factures pro forma.

§ 3 : Équipement et matériel de bureau

Article 53 : Les dépenses de cette nature comprennent les achats et l'entretien de l'équipement et du matériel susvisés (article 43 de la nomenclature budgétaire).

Article 54 : Les bons d'engagement relatifs à un projet d'acquisition de mobilier ou d'appareil de bureau seront rejetés par le Contrôleur financier :

• chaque fois qu'ils seront présentés en contravention de l'article 23 du présent arrêté, relatif au seuil des marchés ;
• chaque fois que la destination donnée à ce mobilier ou appareil ne sera pas expressément et précisément indiquée par l'Administrateur de crédits ;
• chaque fois qu'il s'agira d'un mobilier somptuaire ou en tout cas d'un prix d'une importance hors de proportion avec la destination prévue, ou chaque fois qu'il s'agira d'un appareil trop important ou trop coûteux.

 

Article 55 : Les dépenses d'entretien concernent soit les mesures de surveillance et d'intervention pour le maintien en ordre de marche des appareils et machines, soit les réparations mineures effectuées sur le mobilier.

Les premières devront faire l'objet, si l'importance du parc de matériel le justifie, d'une convention de services permanents, passée avec une ou plusieurs sociétés spécialisées.

Les deuxièmes constituent des interventions ponctuelles relevant de la dépense éventuelle. Il en sera de même des premières lorsque l'importance du parc ne saurait justifier le recours à un service permanent d'entretien. Il appartiendra au Contrôleur financier de recueillir toutes informations utiles lui permettant de prendre position sur la formule adoptée.

§ 4 : Matériel soumis à des normes spécifiques

Article 56 : Les dépenses de cette nature concertiste les matériels et équipements techniques (article 44 de la nomenclature budgétaire) et les matériels et équipements d'hôtellerie (article 45 de la nomenclature budgétaire).

Article 57 : Les dispositions de l'article 54 du présent arrêté sont intégralement applicables à ces matériels et équipements. Il en est de même — mutatis mutandis — des dispositions de l'article 55.

Article 58 : Les dispositions relatives à l'obligation de mentionner la destination ne sont pas applicables aux services effectuant des achats groupés sur charges communes. Ces services recevront des instructions spéciales à cet égard.

§ 5 : Fournitures générales

Article 59 : Les dépenses de cette nature sont regroupées dans l'article 46 de la nomenclature budgétaire, mais les dispositions applicables par le contrôle sont différentes suivant la nature plus fine, définie au niveau du paragraphe.

Article 60 : Imprimés généraux (paragraphe 11). Les dépenses de l'espèce doivent normalement être considérées comme dépenses éventuelles. Toutefois, les services à gros débit doivent être astreints au régime de la convention de fournitures à passer avec une imprimerie.

En aucun cas, les imprimés spéciaux du type cartes de visite, carte de vœux, cartes de réception, cartes relatives à des événements familiaux, ne peuvent être présentées sur cette imputation. L'imputation correcte les concernant est l'article 47, paragraphe 91, de la nomenclature budgétaire.

 

Article 61 : Papeterie et fournitures de bureau (paragraphe 21). Ces fournitures doivent faire l'objet d'une convention passée avec un fournisseur. Toutefois, une exception pourra être admise dans le cas de services administratifs disposant de crédits de faible montant, qui pourront être autorisés à présenter des bons d'engagement en dépenses éventuelles.

Il appartiendra au Contrôleur financier de vérifier, lors des engagements définitifs, que les fournitures livrées correspondent bien à la nature des fournitures de bureau, et qu'elles ne comprennent pas des articles de librairie, des appareils ou des éléments non conformes à cette notion.

Article 62 : Énergie et fluide (paragraphe 31). Tout ce qui concerne la fourniture d'électricité et d'eau constitue une dépense permanente à engager en totalité en début d'année.

En revanche, la fourniture de bouteilles de gaz, qui ne peut être admise que pour les services assurant une hôtellerie de collectivité (internats, hôpitaux, casernements) ou pour les services dotés de crédits spécifiques, doit faire l'objet d'une convention passée avec un fournisseur et être imputée sur la ligne budgétaire où figurent les crédits.

Article 64 : Habillement (paragraphe 61). Les engagements doivent être présentés en dépenses éventuelles. Dans tous les cas, le Contrôleur financier doit exiger la référence au texte réglementaire autorisant les dépenses de l'espèce.

§ 6 : Fournitures techniques

Article 65 : Toutes ces fournitures sont définies à l'article 47 de la nomenclature budgétaire. A l'exception des imprimés spéciaux, elles devront faire l'objet de conventions chaque fois que l'importance des crédits qui leur sont affectés entraîne l'obligation de commandes répétitives étalées dans l'année. Dans les autres cas, la procédure des dépenses éventuelles sera admise.

Article 66 : La procédure des imprimés spéciaux visés au deuxième alinéa de l'article 60 ci-dessus, donne lieu à la procédure spéciale de contrôle suivante :

— elle fait l'objet, dans tous les cas, d'un bon d'engagement pour dépense éventuelle; ce bon doit être obligatoirement accompagné du modèle de l'imprimé désiré.

Ultérieurement, l'administrateur de crédits joindra, au titre de certification retourné au Service comptable central, le bon à tirer de l'imprimeur, avec la facture de celui-ci. Le Service comptable central devra, avant règlement, s'assurer de la conformité entre le modèle et le bon à tirer.

Article 67 : En ce qui concerne les fournitures d'uniformes et habillements spéciaux, l'administrateur de crédits sera tenu de fournir la référence au texte réglementaire autorisant ces dépenses et définissant les droits des parties prenantes.

§ 7. Fournitures d'hôtellerie

Article 68 : Les fournitures de cette nature (alimentation, boissons, lingerie, cristallerie, vaisselle, literie), ne peuvent normalement concerner que les services chargés d'assurer un hébergement collectif (internats, hôpitaux, casernements) ou les services disposant de crédits spécifiques pour les besoins correspondants.

Dans les autres cas, le service des logements du Ministère des Finances est seul habilité à engager des dépenses de cette nature pour les besoins des logements.

Article 69 : Les engagements présentés en contravention de l'article 68 devront être rejetés par le Contrôleur financier. Toutefois, les dépenses d'alimentation et de boissons pourront être admises dans le cas où des dotations pour réception ont été expressément prévues au budget du service émetteur.

Article 70 : Les fournitures d'hôtellerie doivent faire l'objet d'une convention passée avec un fournisseur. Toutefois, les menues dépenses d'alimentation à effectuer pour des collectivités (internats, hôpitaux, casernements) pourront être faites sur régies d'avances dans les conditions qui seront déterminées par l'arrêté spécifique prévu à l'article 25 du présent arrêté.

§ 8 : Autres dépenses

Article 71 : Les dépenses de cette nature (article 49 de la nomenclature budgétaire), font l'objet d'un bon d'engagement pour dépenses éventuelles, qui doit être accompagné de la pièce justificative (décision, contrat, etc.) de la dépense.

En ce qui concerne les frais de transport d'effets personnels, il devra être fourni la référence du texte les autorisant.

En ce qui concerne les frais d'obsèques et d'inhumations, ceux-ci devront être accompagnés de la décision autorisant leur imputation sur le budget.

Ils devront en outre se référer à une convention de fournitures passée sur réservation de

 

Chapitre 5 : Dépenses d'investissements

Article 72 : En l'absence d'indications précises concernant les autorisations de programmes et les crédits de paiement, les crédits inscrits au budget au titre des dépenses d'investissements doivent être considérés à la fois comme autorisation de programme et comme crédits de paiement.

Article 73 : Les marchés éventuellement passés pour l'exécution de ces dépenses doivent donc respecter les dispositions de l'article 11 de l'ordonnance 40/75 du 30 juin 1975, notamment en son dernier alinéa.

 

Section III : Dispositions diverses

Article 74 : En application de l'article 17 du décret n° 1377/PR-MINECOFIN du 24 décembre 1977, les Contrôleurs financiers sont tenus d'établir tous les trois mois un rapport d'activité.

Ce rapport doit comprendre, pour chacun des Ministères contrôlés en application de l'article 3 du présent arrêté, les renseignements suivants :

1. Le nombre de bons d'engagement reçus, classés par nature (0 == marché, 1 == délégation de crédits, 2 = réservation de crédits, 3 = dépenses permanentes, 4 = dépenses éventuelles, 5 = autorisation de servir).
2. Le nombre de bons d'engagement visés, classés selon la même nature.
3. Le nombre de rejets effectués, classés selon la nature du rejet (cases 1 à 6 de la note de rejet dont modèle joint en annexe).
4. Le nombre de visas différés, classés selon la nature des notes de retour (cases 1 à 4 de la note de retour dont modèle joint en annexe).
5. Le nombre d'actes de dépenses reçus, classés par nature d'actes (décrets, arrêtés, décisions), et le nombre de projets rejetés, également classés par nature.
6. Le nombre d'injonctions reçues du Ministère contrôlé; ce renseignement est accompagné de la copie de ces injonctions et d'une note du Contrôleur sur les déductions qu'il convient d'en tirer, et sur les mesures éventuelles à prendre.
7. Le nombre d'instructions écrites reçues du Ministre des Finances.
8. Le nombre de rejets et de différés établis par le Service comptable central, d'après les notifications faites par ce dernier.
9. Le constat des investigations faites, à raison d'au moins une chaque mois, pour la vérification de la réalité des dépenses, en exécution de l'article 14 du décret n°1377/MINECOFIN du 24 décembre 1977.
10. L'avis général du Contrôleur sur le déroulement de l'exécution des dépenses dans le Ministère contrôlé.

Article 75 : Les contrôleurs financiers ne doivent déférer à aucun ordre qui pourrait leur être donné en dehors des procédures régulières prévues aux articles 13 et 14 du présent arrêté. Sinon, leur responsabilité personnelle peut être mise en jeu, en application de l'article 19 du décret n° 1377/PR-MINECOFIN.PART du 24 décembre 1977.

Article 76 : Les Contrôleurs financiers doivent saisir le Directeur du Contrôle financier, chargé de rendre compte au Ministre des Finances, de toutes difficultés qui naîtraient de l'application du présent arrêté, ou des instructions particulières qui leur seraient adressées, dans le but d'obtenir un visa irrégulier.

Article 77 : Le présent arrêté sera enregistré, publié et communiqué partout où besoin sera.

 

                                                                                            Fait à Libreville le 29 décembre 1977

 

  Le Ministre d’Etat , Ministre de l’Economie

  des Finances et des participations

 

                                                                          Jérôme OKINDA